міністерство освіти І НАУКИ україни

національна юридична академія україни

імені ярослава мудрого

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ділова

українська мова

 

 

 

Навчальний посібник

 

 

За редакцією В.М.Пивоварова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Харків

1999

 

 
                                   

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


з м і с т

 

Передмова…………………………………………………

1. Функціональні стилі сучасної української

літературної мови………………………………………

  1.1. Загальна характеристика стилів сучасної

         української мови……………………………………

  1.2. Офіційно-діловий стиль……………………………

  1.3. Ораторський та розмовний стилі………………….

2. Писемне ділове спілкування………………………...

  2.1. Документ — основний вид ділової мови…………

  2.2. Роль і значення документа в практичній

         діяльності юриста…………………………………..

  2.3. Вимоги до укладання ділових документів

         і правових паперів………………………………….

  2.4. Формуляр документа, його реквізити……………..

3. Мова документів і ділових паперів………………...

  3.1. Синоніми, пароніми, книжні та іншомовні слова..

  3.2. Професійна лексика………………………………...

4. Види документів і ділових паперів…………………

  4.1. Класифікація документів…………………………..

  4.2. Текст документа…………………………………….

  4.3. Вимоги до укладання тексту документа…………..

  4.4. Логічна вмотивованість тексту документа………..

  4.5. Правила підготовки текстів документів…………..

5. Усне ділове спілкування……………………………..

  5.1. Типи усного ділового мовлення…………………...

  5.2. Усне ділове мовлення на рівні міжперсональ-

         ного (приватного) спілкування…………………….

  5.3. Керівник……………………………………………..

  5.4. Ділові засідання…………………………………….

  5.5. Види публічних виступів…………………………..

  5.6. Підготовка до виступу……………………………...

  5.7. Виголошення промови……………………………..

  5.8. Мовна специфіка публічного виступу…………….

6. Діалог: головні вимоги до його ведення у про-

фесійній діяльності юриста…………………………….

  6.1. Діалогічне мовлення як основний засіб

         ділового спілкування……………………………….

  6.2. Особливості судового функціонального

         різновиду усного монологічного мовлення………

  6.3. Послідовність організації і прийому відвідувачів..

  6.4. Етикет у веденні діалогу…………………………..

  6.5. Культура мовлення юриста………………………...

7. Культура телефонної розмови………………………

  7.1. Особливості телефонної розмови………………….

  7.2. Основні компоненти телефонної розмови………..

  7.3. Етикет у телефонній розмові………………………

8. Культура української мови…………………………

  8.1. Орфоепічні норми української мови………………

  8.2. Милозвучність української мови………………….

9. Стиль ділових паперів……………………………….

  9.1. Вимоги до стилю ділових паперів…………………

  9.2. Документи з високим ступенем стандартизації…..

  9.3. Документи з низьким ступенем стандартизації…..

10. Характеристика цивільно-процесуальних

      та кримінально-процесуальних документів……..

Додаток……………………………………………………

Список рекомендованої літератури……………………..

 

 

 

передмова

 

 

Випускники вищих освітніх закладів, майбутні спеціалісти повинні добре володіти державною мовою, знати тонкощі сучасного ділового мовлення, норми правопису, лексичне багатство та стилістичну різноманітність сучасної української мови. Загальний рівень культури людини, її освіченість визначаються не лише набутими практичними навичками, професійною майстерністю, а й засвоєнням етикету офіційно-ділового спілкування, знанням його специфіки та особливостей.

Сучасна людина повинна вміти швидко встановлювати ділові контакти, організовувати і проводити  зустрічі, правильно укладати й оформляти документи, володіти необхідною інформацією. Розуміється, багато залежить від самої особистості, її розвитку, інтелекту, знання нею мови, а також встановлених норм поведінки і правил ввічливості.

          Навчальний посібник має на меті допомогти студентам опанувати матеріал з ділової української мови, кваліфіковано укладати документи, сприяти кращому оволодінню офіційно-ділового стилю української мови.

          Велика увага приділена культурі телефонної розмови, особливостям судового функціонального різновиду усного монологічного мовлення, характеристиці цивільно-процесуальних і кримінально-процесуальних документів, докладно розглянуті питання діловодства, подано рекомендації щодо послідовності організації та прийому відвідувачів та ін.

          Короткий російсько-український словник юридичних термінів та словосполучень, поданий у додатках, покращить засвоєння курсу Ділова українська мова. Автори сподіваються, що видання підвищить мовленнєву культуру студента, додасть впевненості йому в царині ділового спілкування.

 

 

 

 

 

3

1. функціональні стилі

сучасної української літературної мови

 

 

1.1. Загальна характеристика стилів

сучасної української літературної мови

 

 

          Слово стиль у перекладі з латинської мови означає загострена паличка для написання, має багато значень і широко вживається в сучасній мові, наприклад: стиль професіонала, роботи, молодіжний, музичний, готичний, стиль керівництва та ін. Що стосується мовного стилю, то це сукупність засобів, вибір яких зумовлюється змістом, метою та характером висловлювання. Таким чином, стиль означає різновид чогось з характерними відмінними рисами.

          Літературна мова має функціональні різновиди, які відповідають найважливішим сферам суспільного життя: виробництву і побуту, науці і мистецтву, засобам масової інформації та ін. Тому під функціональним стилем розуміють вид літературного мовлення з властивими йому лекційними, фразеологічними, морфолого-синтаксичними, орфоепічно-акцентуаційними засобами, використовуваний для здійснення однієї з функцій мови — спілкування, повідомлення та впливу. Питання про поділ на функціональні стилі досить складне, в основу класифікації часто кладуться різні засади, тому різною буває кількість функціональних стилів. Традиційно розрізняють усні й писемні (книжні) стильові різновиди літературної мови. До усних відносять розмовно-побутовий та офіційно-ораторський стилі, до писемних — науковий, художній, публіцистичний, офіційно-діловий і конфесійний. Однак однорідність публіцистичного стилю інколи ставиться під сумнів, окремими стилями називають інформаційний та суспільно-політичний; подекуди виділяють законодавчий, епістолярний (стиль листування). Функціонують також міжстильові різновиди (науково-публіцистичний, художньо-публіцистич-ний).

          Оскільки суспільні функції мови часто переплітають-

4

ся, то й функціональні стилі не є відособленими один від одного, кожен із них містить в собі елементи іншого. Крім того, в будь-якому функціональному стилі переважають загальномовні, міжстильові засоби, проте кожному з них властиві специфічні елементи з однаковим стилістичним забарвленням, з єдиними нормами слововживання.

          Незважаючи на те, що межі стилів нечіткі, однак можна визначити особливі риси кожного стилю.

          Науковий стиль — функціональний стиль, що обслуговує освіту, усі сфери наукової діяльності, науково-технічного прогресу, суспільства, освіти. За допомогою наукового стилю реалізується мовна функція — п о в і д о м- л е н н я про результати дослідження, доведення теорій, обгрунтування гіпотез, класифікацій, розяснення явищ, систематизація знань.

          Цей стиль характеризується такими ознаками понятійність і предметність, обєктивність, логічна послідовність, узагальненість, однозначність, точність, лаконічність, переконливість, аналіз, синтез, аргументація, пояснення причинно-наслідкових відношень, висновки.

          На лексичному й фразеологічному рівнях відзначається наявність великої кількості термінів із різних галузей знання, тому маємо виразно іменний характер висловлювання (більшість термінологічної лексики — це іменники та інші субстантиновані частини мови). Відповідний функціональний стиль виконує насамперед інформативну функцію, основу якої становить диференційована різногалузева термінологія. Крім того, виділяється так звана загально-наукова абстрактна лексика, представлена словами типу абсолютний, абстракція, аргументація, система, системність, системний, буття, взаємодія, взаємовплив, взаємопроникнення, тип, типологія, видозміна, вплив, залежність, деталізація, доказ, доказовість, опис, аналіз, аналітичний, розвиток, порівняння, висновок, причина, наслідок тощо. Насиченість наукового твору абстрактною лексикою пояснюється ще й тим, що наука оперує не образами, а поняттями. Загальновживані слова використовуються тут, як правило, лише в одному зі своїх значень. Наприклад, із восьми

5

значень слова світло науковий стиль вибирає тільки значення енергія, випромінювана якимось тілом. Саме в такому значенні це слово входить до сполучень термінологічного плану дисперсія світла, синтез білого світла, лампа денного світла і подібне.

          Важливою рисою наукової мови є перевантаження розгорнених складних речень із розгалуженою системою різних видів підрядності, відокремлених зворотів (особливо дієприкметникових та дієприслівникових), вставних і вставлених конструкцій. Синтаксис наукового стилю має яскраво виражений книжний характер, чітко організовану будову речень, без чого неможливо було б висловити складну думку. Велика питома вага тут належить складнопідрядним реченням. Вони найбільше відповідають специфіці наукового викладу. Емоційна й експресивна лексика (здебільшого оцінного характеру) вживається іноді в текстах суспільно-політичного циклу; фізико-математичним та природничим наукам така лексика невластива. Ще одна композиційна особливість наукового стилю — документація тверджень, цитати, посилання, таблиці, графіки тощо.

          Текст членується послідовно на розділи, параграфи, пункти, підпункти. За типом мовлення наукові тексти є монологічними, вживаються в усній та писемній формах з переважанням останньої.

          Залежно від конкретних завдань і сприймачів інформації в науковому стилі виділяють кілька різновидів: власне науковий (із жанрами текстів — монографія, стаття, наукова доповідь, повідомлення, тези); науково-популярний (виклад наукових даних для нефахівців — книги, статті в нефахових журналах), науково-навчальний (підручники, лекції, бесіди), виробничо-технічний (інструкція, правила, рекомендації тощо). Кожний із цих різновидів має свої номінативно-виражальні засоби поряд із засобами, спільними для наукового стилю в цілому.

          З р а з о к.

          Абсолютна монархія — це типова форма правління для пізнього феодалізму, коли в глибинах аграрного ладу зявляються зародки індустріального. Для неї характерно те, що в руках монарха зосереджується вся по-

 

6

внота державної влади. Він сам видає закони, може безпосередньо керувати адміністративною діяльністю або призначати для цього уряд, здійснювати вищий суд. Ніяких юридичних обмежень його влади немає, хоча політичні, морально-етичні, релігійні та інші можуть бути присутні і, як правило, у тій чи іншій мірі вони є. Піддані є юридично безправними одвіку, оскільки монарх не дав їм якихось прав і не відібрав ці права.

          У сучасних умовах абсолютна монархія — раритет (надзвичайна рідкість). Для прикладу можна назвати Саудівську Аравію, Оман. Такі держави можуть сьогодні мати навіть октройовані конституції, однак ці акти не є конституціями по-справжньому, оскільки не обмежують владу монарха. Такою конституцією можна, наприклад, вважати конституцію Катара 1972 року…

          Публіцистичний стиль  має дуже широкий діапазон з огляду на те, що публіцистика є сферою масової комунікації. Сфери область використання стилю також різні: громадсько-політична, суспільно-культурна, виробнича діяльність, навчання. Основне призначення — формування громадської думки, вирішення суспільно-політичних питань, активний вплив на слухача, спонукання його до діяльності; пропаганда певних думок, переконань, агітація за втілення їх у життя. Основними рисами його є вдале поєднання логізації викладу з емоційно-експресивним забарвленням, використання художніх засобів — епітетів, порівнянь, метафор та ін. Публіцистика повинна бути одночасно і впливовою, й інформативною. Їй властиве чергування експресивних та інформативних уривків.

          Обєктом публіцистичного викладу є явища всіх сфер людської діяльності — від картинок побуту до подій історії й світової політики. Тому перед публіцистом завжди стоїть потреба пошуку оптимальних засобів впливу, зокрема пошуків експресії. Адже в публіцистичному творі потрібно не тільки подати інформацію, а й витлумачити її з певних позицій, переконати читача в їх правильності.

          Поміж інших емоційно-експресивних засобів тут є безпосереднє звернення до читача, зокрема у формі запитань-відповідей. Образність у публіцистиці призначена не для художньо-мовленнєвої конкретизації, як у белетристиці, а для стилетворного протиставлення стандарту й експресії.

          Характерна риса публіцистичного стилю — орієнтація на усне мовлення, елементи якого не лише служать для створення певної експресивності, а стають одним із прийомів за-

7

цікавлення читача, слухача, глядача. Широко використовується діалогічна форма мовлення, яка особливо увиразнюється на тлі авторського монологу. Цьому стилеві притаманні чіткі політичні оцінки, присутність автора, широкий вияв авторської індивідуальності.

          Найважливіші мовні засоби — поєднання елементів наукового, офіційно-ділового, художнього стилів. Лексика публіцистичного стилю дуже різнопланова за своїм складом. У ній представлені слова на позначення суспільно-політичних явищ (боротьба, авангард, гуманізм, гуманність, демократія, диктатура, ідея, суспільний ідеал, добробут, свобода), лексичні одиниці урочисто-піднесеного звучання (безсмертя, героїзм, доблесть, натхнення, дерзання, вищий, доленосний, злодіяння, відплата, неподоланний, ратний, твердиня, трибун, самовідданість, жертовність), слова викривальної семантики (запроданець, визискувач, недолюдок, мракобіс, дітовбивця, інквізитор, інквізиція, загарбник). Лексичний склад публіцистичних текстів добирається цілеспрямовано, відповідно до авторської позиції, яка має засвідчити оцінку описуваних явищ, фактів дійсності.

          У публіцистичному стилі виділяють кілька  п і д с т и- л і в, кожний з яких має жанрові й мовні особливості: стиль засобів масової інформації (газети, журнали, радіо, телебачення), художньо-публіцистичний стиль (памфлети, фейлетони, нариси), есе (короткі нариси вишуканої форми), науково-публіцистичний стиль (літературно-критичні статті, огляди тощо).

          З р а з о к.

          З гіркотою і прикрістю доводиться констатувати, що і на восьмому році української незалежності все ще не затишно почувається у своїй материнській домівці наша українська мова — основа, стрижень державності, джерело сили і гідності нації.

          Прикладів такого твердження можна наводити безліч. І щодо газет та журналів, які мало не щодня виникають як загальноукраїнські часописи… у російськомовному статусі. І щодо нових каналів телебачення та радіостанцій, особливо регіональних, які дедалі більше стали зросійщувати українське населення. І щодо національного книговидання, яке практично гине на очах. Що вже говорити про ту зневагу до державної мови й наругу над нею, які щодня чинить далека від розуміння істинної інтелігентності і культурності частина депутатів Верховної Ради, а також міністерських чи

8

новників різного рівня. Останній ганебний вчинок депутатської більшо- сті — вилучення з проекту Закону про освіту визначального положення про обовязкове вивчення державної мови в навчальних закладах…” (М. Тимошик).

          Художній стиль — це найбільш поширений і найяскравіший стиль української мови, що включає використання в міру потреби з стилістичною метою елементи інших функціональних стилів.

          Сфера використання художнього стилю — творча діяльність, література, різні види мистецтва, культура, освіта.

          Основне призначення — впливати засобами художнього слова через систему образів на розум, почуття і волю читачів, формувати ідейні переконання, моральні якості та естетичні смаки.

          Основні ознаки художнього стилю: образність, по- етичність, естетика мовлення, експресія як інтенсивність вираження, зображувальність (конкретно-чуттєве живописання дійсності — людей, природи, явищ, понять, якостей, властивостей, відношень). У художньому стилі все подається через призму інтелекту і світовідчуття особистості (образ автора) і спрямовується на особистість читача (слухача). Найхарактернішою ознакою мови красного письменства є гранична чуттєва конкретність при відтворенні образів людей та явищ навколишньої дійсності, глибока виразність, емоційність, картинна мальовничість. У художньому стилі можуть поєднуватися досить різнопланові мовленнєві засоби з погляду їхніх експресивно-стилістичних та номінативно-логічних властивостей.

          Основні мовні засоби: багатство найрізноманітнішої лексики з переважанням конкретно-чуттєвої (назви осіб, речей, дій, явищ, ознак), емоційно-експресивна лексика; різні види синонімів, антонімів, омонімів, фразеологізмів; використання з стилістичною метою історизмів, діалектизмів, просторічних елементів.

          Особливою прикметою художнього стилю є широке вживання дієслівних форм — родових — у минулому часі і умовному способі; особових у теперішньому і майбутньому часі дійсного способу, у наказовому способі; використання

 

9

всіх типів речень, синтаксичних звязків, особливостей інтонування й ритмомелодики.

          У художньому стилі повною мірою представлені стилістичні фігури: а л і т е р а ц і я,  а с о н а н с,  а н а ф о р а,   п о в т о р и,  с и н т а к с и ч н и й  п а р а л е л і з м,  е л і п с  (неповні речення),  п е р і о д и,  р и т о р и ч н і  з в е р т а н- н я,  п и т а н н я,  п о л і с и н д е т о н (багатосполучнико-вість),  а с и н д е т о н  (безсполучниковість) та ін.

          Однією з найсуттєвіших категорій у структурі художнього твору є образ автора. Творча індивідуальність автора, його світосприймання та світовідчуття, ставлення до явищ навколишньої дійсності й оцінка їх — усе це позначається на доборі та організації мовних засобів.

          Художній стиль поділяється на підстилі за  р о д а м и  й  ж а н р а м и  літератури:  е п і ч н і  (прозові: епопея, роман, повість, оповідання, нарис),  л і р и ч н і (поема, балада, пісня, поезія),  д р а м а т и ч н і (драма, комедія, мелодрама, водевіль),  к о м б і н о в а н і  (ліро-епічний твір, драма-феєрія, усмішка тощо). Кожний із них має свої особливості мовної організації тексту.

          З р а з о к.

                   Дійшла до нас, до гетьмана, відомість,

іж у Полтаві скоївся той гріх,

що смертю має буть покараний.

Натомість

ми цим писанням ознаймуєм всіх:

В тяжкі часи кривавої сваволі

смертей і кари маємо доволі.

І так чигає смерть вже звідусіль,

і так погребів більше, ніж весіль.

То чи ж воно нам буде до пуття —

пустити прахом ще одне життя?

                                                          (Л. Костенко).

 

          Конфесійний стиль виділився як окремий вид мовлення зовсім недавно. Він діє в царині релігії та церкви.

          Комунікативна функція конфесійного стилю полягає у відправленні церковних обрядів, ведення служби у храмі Божому. У звязку з цим вживається суто церковна термінологія, значна кількість церковнословянських (старословянських)

 

10

слів, метафор, алегорій, зворотів мови. Також багато звертань, спеціальних висловів, слів-символів та ін.

          Конфесійний виклад має своїм завданням емоційно вплинути на читачів (слухачів), донести при цьому і певну інформацію.

          З р а з о к.

          Того ж дня Ісус вийшов із дому, та й сів біля моря. 2. І безліч народу зібралось до Нього, так що Він увійшов був до човна та й сів, а ввесь натовп стояв понад берегом. 3. І багато навчав Він їх притчами, кажучи:

Притча про сіяча

Ось вийшов сіяч, щоб посіяти. 4. І як сіяв він зерна, упали одні край дороги, — і пташки налетіли, та їх повидзьобували. 5. Другі ж упали на грунт камянистий, де не мали багато землі, — і негайно посходили, бо земля неглибока була; 6. а як сонце зійшло, — то зівяли, і коріння не мавши, — посохли. 7. А інші попадали в терен, — і вигнався терен, і їх поглушив. 8. Інші ж упали на добрую землю — зродили: одне в сто раз, друге в шістдесят, а те втридцятеро. 9. Хто має вуха, щоб слухати, нехай слухає! (Євангелія від св. Матвія 13).

 

 

1.2. Офіційно-діловий стиль

 

          Цей стиль який задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між державами, організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування. Сфера використання офіційно-ділового стилю мови — спілкування в державно-політичному, громадському і економічному житті, законодавство, адміністративно-господарська діяльність.

          Основне призначення — регулювати ділові стосунки мовців у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях.

          Офіційно-діловий стиль мови має такі різновиди:   д е р ж а в н о г о  у п р а в л і н н я (закони, укази, статути, постанови, конституція);  д и п л о м а т и ч н и й (міжнародні угоди — конвенції, повідомлення-комюніке, звернення — ноти, протоколи);  а д м і н і с т р а т и в н о - к а н ц е л я р с ь-  к о - д і л о в и й (накази, інструкції, розпорядження, довідки,

11

заяви, звіти),  ю р и д и ч н и й  тощо.

          Основні  о з н а к и  офіційно-ділового стилю:

          стислість і висока стандартизація вислову, що досягається завдяки широкому використанню мовних штампів, усталених словосполучень, специфічних фразеологізмів, наприклад: порушити питання, подати пропозицію, взяти до відома, встановити контроль, організована злочинність, у звязку з, прошу прийняти та ін.;

          точність формулювань, чіткість висловлюваної думки, чому сприяють використання слів тільки в прямому значенні, уникнення небажаної синонімії, вживання відповідної професійної термінології, великої кількості однорідних членів речення, цифр, точних вказівок на факти;

          логічність і аргументованість викладу досягається завдяки правильному розкриттю суті питання, причин і мети викладу, наявності доказів, висновків, посиланню на інші правові акти, відсутності зайвих слів, послідовності і обєктивності фактів і оцінок, нейтральності тону, розповідному характеру викладу, прямому порядку слів у реченні, членуванню на частини, абзаци і цифровому позначенню частин, певному порядку розташування матеріалу на сторінці;

          безособовість тексту передбачає відсутність емоційно-експресивної лексики і будь-якої мовної індивідуальності автора, а також образних засобів (епітетів, порівнянь, метафор, вигуків, слів із суфіксами оцінно-розмірного порівняння), широке використання безособових і наказових форм дієслів;

          чітка регламентованість розміщення і будова тексту, обсяг основних частин, наявність обовязкових стандартних висловів (тому прийнято користуватися готовими бланками);

          консервативність: ускладнені синтаксичні конструкції та мовні звороти, що утвердилися в документах і зберігаються без змін дуже довго;

          іменний характер викладу, наприклад: використання іменників чоловічого роду для назв осіб жіночої статі за професією (юрист Лукянова, викладач Безкоровайна, інже

нер Борисовська);

12

          — існування двох форм офіційно-ділового викладу:   у с н а  й  п и с е м н а.

          Усна форма ділового спілкування реалізується за різних обставин, передбачає проведення нарад, засідань, зборів; монологічний виступ перед аудиторією; спілкування типу керівникпідлеглий; телефонну розмову тощо.

          Для писемна форми спілкування наявним є відсутність співрозмовника, тому вона реалізується в різного типу документах. Це можуть бути ділові папери особистого характеру, наприклад: заява, автобіографія, а найчастіше — узагальнені форми викладу: постанови, укази, інструкції, протоколи тощо.

          Зразком офіційно-ділового стилю є, наприклад, постанова Пленуму Верховного Суду України Про судову практику в справах про розкрадання, виготовлення, зберігання та інші незаконні діяння зі зброєю, бойовими припасами або вибуховими речовинами.

          З р а з о к.

          З метою поліпшення діяльності судів по розгляду справ даної категорії Пленум Верховного Суду України  п о с т а н о в л я є:

          1. Звернути увагу судів на необхідність забезпечення своєчасного та правильного розгляду справ про злочини, повязані з протиправними діяннями з вогнестрільною чи з холодною зброєю, бойовими припасами або вибуховими речовинами, оскільки це має важливе значення для охорони громадської безпеки, громадського порядку і запобігає вчиненню інших, більш тяжких злочинів.

          При розгляді цих справ необхідно вживати передбачені законом заходи для повного, всебічного та обєктивного зясування всіх обставин злочину, особливо звертати увагу на виявлення джерел розкрадання, придбання, виготовлення зброї, бойових припасів або вибухових речовин, мотиву та цілі діянь винних…

 

 

1.3. Ораторський та розмовний стилі

 

          Ораторський стиль є усною формою спілкування. Комунікативна функція його інформаційно-емоційна. З метою поінформувати слухачів під час публічної лекції, на мітингу, у святковій промові виступаючий повинен зацікавити аудиторію, висловити своє ставлення до обєкта обговорення. Це

13

може бути висловлення шляхом застосування різних емоційно-експресивних засобів: шанобливе звертання до слухачів, використання образних висловів, риторичних запитань, окличних речень тощо. Ступінь емоційності залежатиме конкретно від виду виступу (у лекції — менший, у привітанні — найбільший).

          Розмовний стиль задовольняє практично всі сфери усного спілкування. Виконуючи інформативну функцію, він відрізняється від інших стилів такими типовими ознаками реалізації комунікативного процесу: невимушеність спілкування, непідготовленість до спілкування, чітко виявлена ситуативна зумовленість, що випливає насамперед з так званих рольових характеристик учасників спілкування, переважно діалогічна форма обміну інформацією. Крім синтаксичної специфіки розмовний стиль має ряд типових, власне лексичних ознак, а саме: використання слів із виразними експресивно-оцінними позитивними й негативними значеннями та вживання розмовних варіантів лексичних одиниць, що мають інші літературно-нормативні відповідники. Еліптичність мовлення найяскравіше виявляється в розмовному мовленні (обірвані речення, неповні звороти, вживання односкладних слів типу такні замість повного речення). Словесні засоби під час розмови супроводжуються мімікою й жестами. Якщо ораторський виклад є зразком монологічного мовлення, то розмовний — це діалоги і полілоги.

          Таким чином, розмовний стиль здебільшого, порівняно з іншими стилями, використовує своєрідні мовні засоби, що виходять за межі літературної норми. Тільки в цьому стилі найбільше використовується позалітературних мовленнєвих одиниць.

          Загальними ознаками розмовного стилю є неофіцій- ність та невимушеність спілкування; безпосередня участь у роз-мові всіх мовців; непідготовленість мовлення, а тому — спонтанність; переважна сфера такого спілкування — побутова.

          Серед лінгвістичних ознак слід назвати такі: велика активність стилістично маркованої лексики; вживання позалітературних елементів на всіх мовних рівнях; неповнострукту-

14

рна оформленість мовних одиниць; активність мовних стандартів і фразеологізмів розмовного характеру; наявність оказіональних слів; активізація особових форм.

 

 

2. Писемне ділове спілкування

 

          Характер писемного ділового спілкування багато в чому визначається особливостями його форми, умовами писемного спілкування і насамперед — відсутністю співрозмовника в момент висловлення думки.

          Одиницею  п и с е м н о г о  м о в л е н н я, тобто реальним проявом його, є текст. Текст виразно членується на абзаци — чітко обєднані змістом і будовою відрізки тексту. Речення всередині абзаца перебувають у досить тісних смислових і граматичних звязках між собою.

          Чим же відрізняється писемна форма від усної?

          1. Писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело.

          2. Наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі (літери, цифри, умовні позначення, графічні скорочення).

          3. Монологічний характер писемних текстів.

          4. Оскільки людина, користуючись писемною формою мовлення, має можливість перечитати написане, виправити помилки, відредагувати текст, то писемне мовлення відзначається більшою регламентацією мовних засобів.

          5. У звязку з тим, що в писемній формі мовлення відсутні такі важливі супровідні елементи усного мовлення, як інтонація, жести, міміка, безпосередня ситуація мовлення та ін., важливу роль у писемних текстах відіграють засоби субєктивно-емоційних оцінок.

          6. Така риса писемної форми мовлення, як традиційність і певний писемний консерватизм, проявляється в ділових паперах особливо чітко й послідовно.

          Загальнообовязкові норми графіки, орфографії та пунктуації, що діють у писемних текстах усіх стилів української мови, тут підсилюються ще суворими правилами побу-

15

дови ділового папера (формуляром документа, вимогами до способу викладу та ін.), правилами вживання стійких словосполучень, вибором лексичних одиниць тощо.

          7. У писемній формі особливо чітко проявляється диференціація текстів за сферами спілкування. Так, деякі тексти взагалі існують лише в писемній формі (накладні, розписки  та ін.).

          8. Значну роль у житті суспільства відіграє й така особливість писемної форми мовлення, як потенційно необмежена кількість відтворення й дублювання в тотожній писемній формі копій певного документа, що значно збільшує можливість його впливу.

          9. Для писемного тексту характерна ще й така риса, як здатність бути відтвореним у звуковій формі. Звукове відтворення тексту не завжди буває точною копією писемного.

          Усе назване про писемну форму мовлення з повною очевидністю свідчить про те, що специфіка писемного варіанта ділового стилю вимагає окремого розгляду.

 

 

2.1. Документ — основний вид ділової мови

 

          Д о к у м е н т — від латинського (documentum) —  п о в ч а л ь н и й  п р и к л а д,  в з і р е ц ь,  д о к а з. В українській мові це слово зявилось у кінці ХVІІ — на початку ХVІІІ ст. і означало папери, які підтверджують чиїсь права, законність володіння чимось або певних дій — тобто мають юридичну силу (значення). Це слово витіснило з ужитку власне українське — грамота, лист, листовне письмо — на позначення таких же реалій. У сучасній українській мові це слово має кілька значень:

          — діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві — складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт);

          — офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка);

          — історично достовірні письмові джерела (грамота,

16

акт, малюнок, твір);

          — матеріальний обєкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі її в часі і просторі (фотоплівка, перфокарта).

          Відтак можна дати загальне визначення: д о к у- м е н т — це засіб закріплення різним способом спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища обєктивної дійсності й розумової діяльності людини.

          Крім того, звернемось до законодавчих актів.

          Згідно зі ст. 27 Закону Про інформацію від 2 жовтня 1992 р. (Відом. Верхов. Ради України. - 1992. - № 48. - С. 650) документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері…. Отже, основна функція документа — інформативна. Юрист, працюючи з різноманітним інформаційним матеріалом, безпосередньо фіксує, передає, закріплює інформацію за допомогою різних видів юридичної документації.

          П р а в о в и й  документ — це результат розумової, організаційної та професійної діяльності юриста. Знання і вміння правильно укладати документи як з юридичної точки зору, так і суто мовної — одна зі складових частин естетичної культури юриста і показник його професійного рівня.

          Ю р и д и ч н і  документи — це особлива група документів, які закріплюють факти, що мають юридичне значення. Вони охоплюють усі сторони впровадження в кримінальних, цивільних та адміністративних справах.

          Письмові тексти офіційного спілкування — документи, за які безпосередньо відповідають ті, хто їх особисто підписує.

          О ф і ц і й н а   к о р е с п о н д е н ц і я — це сукупність інформаційних документів, які отримують або відправляють юридичні та фізичні особи. Центральне місце в службовій комунікації належить офіційним листам, елементами яких є реквізити адресанта та адресата, номер, дата, назва документа, текст, підпис відповідальної особи, печатка, гриф обмеження користування (ступінь захисту інформації,  наприклад: секретно, конфіденційно, для службового корис-

17

тування).

          Листи дуже різноманітні за призначенням і змістом, тому розрізняють листи  с у п р о в і д н і,  п р о х а н н я,   с п і в ч у т т я, п о в і д о м л е н н я,  п р о п о з и ц і ї тощо, кожний з яких доцільно розглядати окремо.

          Супровідним листом інформують адресата про обєкт, який він одержав. Листи такого типу надсилаються разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками) або ж при пересиланні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів, зразків нових товарів, що покликані інформаційно супроводжувати їх, наприклад:

 

          Шановні__________________!

 

          Надсилаємо вам детальний перелік нашої нової продукції.

          Просимо уважно ознайомитися й визначити відповідність пропонованих товарів вашим торговим планам.

 

          З пошаною___________________

                                   (підпис)

 

          Л и с т - п р о х а н н я  починається відповідним словом та має належну модельність, наприклад:

 

          Шановний__________________

 

          Звертаємось до Вас із проханням про ….

 

          Відмову слід обгрунтувати так, щоб Ваш адресат не образився. Тому потрібно зробити це в коректній формі, аргументуючи обєктивними причинами.

          З а п и т  передбачає зясування подробиць майбутньої операції, укладається у звязку з необхідністю додаткової інформації тощо.

          З а п р о ш е н н я  можна надіслати через необхідність особистої присутності посадових осіб (наприклад, під час підписання угоди, контракту, документів особливого значен-

18

ня тощо). Слід памятати, що у випадку запрошення ми маємо справу з конкретною людиною, тому такий лист потребує особливої уваги, повної ясності з усіх питань, що можуть виникати у звязку з відрядженням.

          Г а р а н т і й н і  л и с т и,  що адресуються юридичним особам, підтверджують певні обовязки, зобовязання чи проекти угоди. Як правило, гарантується якість виконання умов постачання, оплати праці, сплачування позик, кредитів тощо.

          У разі необхідності можна скласти  р е к л а м а ц і й- н о г о  л и с т а, у якому висловити незадоволення та вимагати сплати збитків за нестачу чи погану якість товару.

          Привітання, пробачення, співчуття, подяка вимагають від автора, незважаючи на офіційність стилю, особистої людяності, делікатності, почуття міри.

          Заперечення, претензія, скарга не повинні бути грубими, але вони мають відзначатися коректністю та наполегливістю, оскільки ці форми офіційної кореспонденції виникають як реакція на порушення прав або інтересів юридичних та фізичних осіб, норм чинного законодавства, що випливають із загальних принципів етики, обумовлені угодами та контрактами. Це ж саме стосується і  л и с т і в - п о п е р е д-ж е н ь  щодо санкцій, які будуть використані в разі ігнорування обгрунтованих вимог ображеної сторони.

          Якщо Ви бажаєте одержати товар, то повинні заздалегідь підготувати замовлення чи заяву. Найважливішим товаром сьогодні є інформація, отримати яку можете  л и с т и -  д о в і д к и.

          У найтерміновіших випадках, якщо немає можливості використати інший засіб звязку, можна забезпечити своєчасність інформування телеграмою.

          У наш час телеграму все більше замінює телекс та FAX-звязок.

 

 

 

 

 

19

2.2. Роль і значення документа

в практичній діяльності юриста

 

          Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою, з погляду технології, процес отримання, обробки й передачі інформації.

          Основна частина використаної інформації фіксується. Це обовязковий елемент юридичної діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати й передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо. Матеріальними носіями фіксованої інформації є документи.

          В юридичній діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким писемним способом — рукописним, машинописним, друкарським та ін.

          Документ має п р а в о в е  й  г о с п о д а р с ь к е  значення. Він може служити писемним доказом, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Деякі документи дають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в поданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для оперативної роботи.

          У п р а в л і н с ь к и й документ містить інформацію, що зявилася й використовується в галузі управління. Інформація з документів повинна добуватися швидко (це стосується цифрової, планової та облікової документації).

          До к у м е н т и  з  п л а н у в а н н я,  з в і т н о с т і   т а  д і л о в о г о   л и с т у в а н н я призначені для безпосереднього сприймання, тому вони повинні бути особливо зручними для читання.

          Зовнішнє оформлення документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни та особистої культури працівників.

 

 

 

 

 

 

20

2.3. Вимоги до укладання ділових документів

і правових паперів

 

          Усі документи, де б і ким вони не укладалися, мають відповідати таким вимогам:

          — видаватися виключно повноважним органом або особою відповідно до її компетенції;

          — відповідати чинному законодавству й директивним вказівкам керівних органів;

          — бути достовірними, погодженими із завданнями даного керівництва (тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки);

          — відповідати своєму призначенню й бути укладеними за встановленою формою;

          — бути відредагованими і правильно оформленими (недопустима неохайність, нерозбірливість та ін.).

 

 

2.4. Формуляр документа, його реквізити

 

          Важливим у діловодстві є правильне укладення та оформлення документів, наявність усіх необхідних реквізитів.

          Кожний документ містить окремі елементи — р е к- в і з и т и. Сукупність розміщених у чіткій послідовності реквізитів документа називається  ф о р м у л я р о м.

          Формуляр документа повинен мати всі необхідні для оперативної роботи реквізити. Закріплення за ними постійних місць робить документ зручним для зорового сприймання та опрацювання. Реквізити в документі розміщуються відповідно до його призначення.

          Типові формуляри є базою для проектування бланків окремих документів.

          Б л а н к — це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів. Використання бланків для укладання документів підвищує культуру праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання документа й подальше його функціо-

21

нування.

          Усі основні документи необхідно оформляти на бланках, використання бланків під час укладання документів підвищує культуру праці. Бланк повинен відповідати всім стандартам. Велика увага приділяється чіткості надрукованого  тексту, грамотності й культурі спілкування.

          На загальному бланку друкуються всі види документів, вказується назва установи, організації та їхня підвідомчість, місце укладання документа, дата й назва. Більшість ділових документів повинна мати заголовок, в якому коротко, у стислій формі викладається зміст тексту.

          Заголовок повинен відповідати на запитання “Про що?” (Наприклад, Про стан виконання…, Про відрядження… та ін.).

          Наявність чітких заголовків скорочує час розгляду документа, період проходження його, усуває можливість помилок при формулюванні короткого змісту документа в реєстраційних записах.

          Багаторічна практика й управлінська наука визначають уніфіковані правила оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД). Їх виготовляють на папері форматом А4 (297х210 мм) та А5 (146х210 мм). Документи з використанням реквізитів укладають відповідно до  ф о р м у- л я р а - з р а з к а.

          Ф о р м у л я р - з р а з о к  — єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документм цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. У документах, оформлених машинним способом, реквізити мають бути розташовані у межах, які встановлює формуляр-зразок: лівий берег — 35 мм, правий — не менше ніж верхній — 20, нижній (для формату А4) — не менше 19, для формату А5 — не менше 16 мм.

          Формуляр-зразок визначає такий склад реквізитів та їх розташування.

          1. Державний герб.

          2. Емблема організації чи підприємства.

          3. Зображення державних винагород.

          4. Код підприємства, установи, організації.

22

          5. Код форми документа.

          6. Назва міністерства, відомства, організації або засновника.

          7. Повна назва установи, організації чи підприєм- ства — автора документа.

          8. Назва структурного підрозділу.

          9. Індекс підприємства звязку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку.

          10. Назва виду документа.

          11. Дата.

          12. Індекс.

          13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

          14. Місце складання або видання.

          15. Гриф обмеження доступу до документа.

          16. Адресат.

          17. Гриф затвердження.

          18. Резолюція.

          19. Заголовок до тексту.

          20. Відмітка про контроль.

          21. Текст.

          22. Відмітка про наявність додатка.

          23. Підпис.

          24. Гриф погодження.

          25. Візи.

          26. Печатка.

          27. Відмітка про засвідчення копій.

          28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

          29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

          30. Відмітка про перенос даних на машинного носія.

          31. Відмітка про надходження.

          Для кожного формату (А4 та А5) встановлюються два варіанти розташування реквізитів: кутовий та повздовжній.

          Розглянемо деякі правила оформлення найважливіших із перелічених вище реквізитів організаційно-розпорядчих документів. У документі обовязково вказується установа — автор (як правило, відтворюється на бланку), назва документа

23

(крім листів), адреса, дата й заголовок, робиться відмітка про погодження тексту, відмітка про його проходження, виконання документа та засвідчення (підпис, установа, печатка).

 

 

3. мова документів і ділових паперів

 

3.1. Синоніми, пароніми; книжні та іншомовні слова

 

          Явище синоніміки означає наявність у мові близьких, але не тотожних способів висловлення, покликаних якнайточніше відтворювати всі відтінки нашої думки. Саме незнання синонімічних можливостей мови, невміння вибрати єдино правильне в даній ситуації слово є причиною появи багатьох помилок у всіх стилях мови — і в діловому також. Ось, наприклад, синоніміка, використовувана в діловому стилі:  р о б і т н и к — людина, що працює на промисловому підприємстві; п р а ц і в н и к — ширше поняття, ніж робітник (газетний працівник, науковий працівник, торговельний працівник); с п і в р о б і т н и к — компонент назви посади (старший науковий співробітник).

          Усі три слова позначають працюючу людину, але за кожним із них закріплена певна сфера вживання.

          Значно складніше буває розмежувати слова, якщо доводиться перекладати з російської мови, а в українській є два відповідники, наприклад: заместительзаступник і замісник. Слова ці близькі за змістом, але не тотожні: заступник — це офіційна назва постійної посади; замісник — це людина, яка тимчасово виконує чиїсь обовязки. Значить, заступник працює водночас зі своїм керівництвом, а замісник заступає відсутнього керівника. Як бачимо, людині, що недостатньо знає українську мову, без словника перекласти це слово було б нелегко.

          Ще одна складність: відповісти на запитання, коли вживається слово суспільний, а коли громадський. Звичайно, кожен із нас у разі потреби починає шукати прецедент — випадки вживання цих слів у документах, газетах, словниках, довідниках. С у с п і л ь н и й вживається зі словами: лад, про-

24

дукт, формація, наука, свідомість, праця, система, становище, виробництво, буття та ін.

          Г р о м а д с ь к и й (тобто не державний, не службовий, добровільний, такий, що стосується всього населення або якогось колективу), вживається зі словами: обовязок, осуд, порядок, діяч, організація, робота, справа, завдання, харчування та ін.

          В українській мові є предмети, які начебто однакові, призначенням схожі, але для називання їх існує кілька слів. Наприклад, білет і квиток. Виявляється, тут різниця не у формі предмета, а в мовній традиції. Слово квиток вживається в таких словосполученнях: театральний квиток, студентський квиток, військовий квиток та ін. Слово білет вживається значно рідше: кредитний білет, екзаменаційний білет.

          Ще приклад: російське слово объем перекладається як обєм і обсяг. Слово обєм вживається при наявності виміру в кубічних одиницях (обєм цистерни), в усіх інших випад- ках — обсяг (обсяг книги, обсяг знань та ін.).

          У певних ситуаціях звичайне загальновживане слово може виявитися аж надто прямолінійним, навіть жорстоким. Тоді йому підшукують відповідну синонімічну заміну. Так, у некролозі не повторюється або й зовсім не вживається слово помер. Його замінюють описовими зворотами: пішов від нас, наша наука втратила, перестало битися серце та ін.

          Пошуки доречної зміни загальновживаного слова здійснюються й тоді, коли це слово має надто агресивний характер, невластивий діловому стилю. Так, слово пяний у нашій уяві повязується зі словами: пяниця, пиячити, пиятика, пяничка, пяндига, які мають яскраве емоційно-експресивне негативне забарвлення. Тому в ділових паперах, зокрема, до цих слів добирають описові звороти нейтрального характеру: у нетверезому стані, під дією алкоголю, у стані спяніння  та ін.

          Отже, помякшуючі синоніми (е в ф е м і з м и) доречні в діловому документі насамперед у тих випадках, коли загальновживане слово занадто експресивне або викликає небажані побутові асоціації. Оскільки, помякшуючі синоні- ми — це переважно описові кількаслівні словосполучення, то

25

вони ще й громіздкі, багатослівні. Тому кількість їх у тексті повинна бути мінімальною.

          П а р о н і м и — близькозвучні слова (різні за значенням). Часто вони мають один корінь, а відрізняються лише суфіксом чи префіксом, наявністю чи відсутністю постфікса. Серед паронімів є слова з різними коренями (плюш і плющ).

          Незначна різниця у вимові паронімів спричиняє труднощі в їх засвоєнні, може привести до помилки, а саме: до неправильної заміни одного слова іншим. Тому треба особливо уважно стежити за вживанням малознайомих слів і завжди звертатися до відповідних словників, щоб уточнити значення, правопис і вживання потрібного слова.

          Наведемо кілька прикладів правильного використання паронімів:

          В и б о р н и й — який визначається, обирається голосуванням на якусь посаду або для виконання певних обов’язків (виборна служба, виборна посада).

          В и б о р ч и й — який стосується проведення виборів та різних заходів, пов’язаних з ними (виборна компанія, виборче право, виборчий закон та ін.).

          В и к л ю ч н о, тобто лише, тільки (… виключно для співробітників академії).

          В и н я т к о в о — у значенні дуже, особливо (… товарна біржа має винятково важливе значення).

          Д і л я н к а — частина поверхні, площі чогось (присадибна ділянка, ділянка вулиці).

          Д і л ь н и ц я — це адміністративно-територіальна або виборнича одиниця; відділ, філія (виборча дільниця, дільниця народного суду, начальник дільниці).

          П о к а ж ч и к — напис, стрілка, довідник.

          П о к а з н и к — наочне вираження (у цифрах, графічно): економічний показник, показник можливостей та ін.

          Усі слова, що вживаються в писемному мовленні, зокрема, й у ділових паперах, називаються книжними. Вони не належать до певних функціональних стилів чи сфер. Це лексика наукових та публіцистичних праць, статей виражає загальнонаукові поняття й вживається в широкому значенні, наприклад: прогрес, історія, економія, консенсус, кредитосп-

26

роможний.

          Значне місце відведено й словам із абстрактним значенням на -ання, -ення, -іння, -ство, -цтво: змагання, примирення, товариство, сумісництво та ін.

          Серед книжних слів є чимало таких, що характеризуються незначним відтінком книжності. Це дієслова на -увати, -ювати: планувати, заповнювати та ін.; віддієслівні іменники на -ння, -ття (посвідчення, вибуття); дієприкметники (виконуючий, накреслений). Документи — взірець переваги книжних слів над розмовними завдяки своїй однозначності й точності, тому слід уникати урочистої лексики.

          Слід бути обережним й уважним у використанні іншомовних слів. Якщо ж іншомовне слово можна замінити відповідним українським, то вживання іншомовного — недоречне. Якщо ж іншомовне слово ввійшло до активного словника міжнаціонального спілкування, тоді його можна використовувати в ділових паперах. Здебільшого це лексика з фінансової сфери обслуговування: банк, бюджет, кредит; поштово-телеграфного звязку: телефон, телеграф, бланк, шифр  тощо.

          Щоб правильно вживати іншомовні слова, варто дотримуватися таких вимог:

          — замінювати відповідником, якщо такий є в українській мові: лімітобмеження, анархіябезвладдя та ін.;

          — вживати лише в тому значенні, з яким воно увій- шло в нашу мову: реєстрація, індустріалізація тощо;

          — уникати вживання в одному й тому ж документі іншомовного слова і його відповідника в українській мові.

 

 

3.2. Професійна лексика

 

          П р о ф е с і о н а л і з м и — це слова або звороти, властиві мовленню людей певної професії     Професіоналізми виникають, коли та чи інша спеціальність або вид занять не мають розвиненої термінології (мова мисливців, рибалок тощо) або як розмовні неофіційні замінники наявних у певній галузі термінів. Ця остання група

27

професіоналізмів особливо поширена й досить активно поповнюється. Такі професіоналізми, як правило, загальнозрозумілі, а часто й загальновживані, проте вони не належать до літературної мови, наприклад: пересадка замість трансплантація.

          Знати мову професії — означає знати лексику, логіку вислову, структуру формулювань. Для ділових документів споріднених установ професіоналізми можливі й зрозумілі, але для міжвідомчих справ вони небажані.

          У межах одного колективу, однієї спеціальності може народжуватися безліч нових професіоналізмів. Нові слова виникають внаслідок словоскладання, нових префіксів: до- (дообладнати); недо- (недопромисел); за- (запроцентувати); над-, серед-  та суфіксів (-ість, -ат, -ація).

          Чим вища мовна культура, організованіший колектив, тим менше буде можливостей для появи професіоналізмів, особливо в діловій мові.

          У мові документів законодавчого характеру трапляються такі, які в мові вважаються застарілими, а в юридичних документах мають певний зміст.

 

 

4. види документів і ділових паперів

 

4.1. Класифікація документів

 

          Документи класифікуються за:

          — змістом інформації;

          — надходженням;        

          — стадіями створення;

          — ступенем гласності;

          — строками зберігання;

          — призначенням та ін.

          Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема зафіксованої в ньому інформації щодо предмета чи напрямку діяльності. Відповідно до цього розрізняють такі види документів:

          за спеціалізацією: загальні; з адміністративних питань; спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін.;

28

          за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів;

          за походженням: внутрішні, зовнішні;

          за напрямом: вхідні, вихідні;

          за джерелами виникнення: первинні, вторинні;

          за формою: стандартні, індивідуальні;

          за технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом;

          за секретністю: для службового користування, секретні, цілком секретні;

          за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;

          за складністю: односкладові, складні;

          за стадіями створення: оригінали, копії;

          за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 р.), тимчасового (до 10 р.).

          За змістом інформації розрізняють документи: з адміністративних питань, комерційні, з питань планування оперативної діяльності; бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитні, зовнішньо-торговельної діяльності та ін.

          За надходженням документи поділяють на о ф і- ц і й н і  й  о с о б и с т і. Офіційний документ складається організацією чи службовою особою в установленому поряд- ку. Серед офіційних документів виділяють особисті, що  засвідчують особу або її право, обовязки, службовий чи соціальний стан, а також містять відомості біографічного характеру.

          Документ особистого походження створюється особою поза сферою її службової діяльності або виконання суспільних обовязків.

          За походженням документи поділяють на  в н у т- р і ш н і  і  з о в н і ш н і. До  в н у т р і ш н і х належать документи, які готуються, оформлюються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств.

          За призначенням документи поділяють на  р о з п о-

29

р я д ч і,  с т а т у т н і,  в и к о н а в ч і   та  і н ф о р м а ц і й-  н і.

          За структурними ознаками документи бувають  р е г- л а м е н т о в а н і  (с т а н д а р т н і)  й  н е р е г л а м е н- т о в а н і  (н е с т а н д а р т н і). Регламентованою зветься документація, складена за певним зразком. Нерегламентовані документи, як правило, стосуються непередбачених ситуацій.

          Назви видів документів за їх групами.

          І. Інформаційні документи й документи колегіальних органів:

             1. Службові листи.

             2. Службові телеграми.

             3. Телефонограми.

             4. Довідки.

             5. Доповідні, пояснювальні та службові записки.

             6. Протоколи.

          ІІ. Розпорядчі документи:

             1. Накази.

             2. Ухвали.

          ІІІ. Організаційні документи:

             1. Положення.

             2. Статути.

             3. Інструкції.

          ІV. Документи про особовий склад.

             1. Заява про прийом на роботу.

             2. Заява про звільнення з роботи.

             3. Характеристика.

             4. Наказ про особовий склад.

            5. Документи з контрактної системи наймання працівників.

          V. Документи з господарсько-договірної діяльності.

             1. Договір поставки.

             2. Договір підряду.

             3. Договір про майнову відповідальність матеріально відповідальних осіб.

             4. Господарські договори в науковій діяльності.

             5. Договірна діяльність у взаємовідносинах підприємств і банку.

30

             6. Господарські договори в посередницькій діяльності.

             7. Комплект договорів про створення нових форм господарювання.

           VІ. Документування господарсько-претензійної діяльності.

             1. Протоколи розбіжностей до договорів.

             2. Комерційні акти.

             3. Претензійні листи.

             4. Позовні заяви.

          VІІ. Обліково-фінансові документи.

             1. Оформлення відкриття рахунків у банку.

             2. Заява-зобовязання.

             3. Відмови від акцепту.

             4. Акти.

             5. Трудові угоди.

             6. Доручення.

          VІІІ. Документування зовнішньо-економічної діяльності.

             1. Документи з організації зовнішньо-економічних звязків.

             2. Документи щодо створення спільних підприємств.

 

 

4.2. Текст документа

 

          Текст — головний елемент документа. Тому підготовка текстової частини — одна з найважливіших операцій у документуванні й діловодстві.

          Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: в с т у п у ,  д о к а з у,  з а к і н ч е н н я. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається причина укладання документа, зясовується історія питання і т. ін.). У доказі подається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні, яке може бути активним чи пасивним, формується мета, заради якої укладено документ.

31

          Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення поінформувати адресата про певний факт, обставину, подію і т. ін.

          Текст документа, що складається з одного закінчення, називається  п р о с т и й, а який містить ще й інші логічні елементи — с к л а д н и й.

          Залежно від змісту документа існує п р я м и й  а б о   з в о р о т н и й  порядок розташування логічних елементів.

          У першому випадку — після вступу йде доказ і закінчення, у другому — спочатку викладається закінчення, а потім — доказ. Вступ у таких документах відсутній.

          З а  с п о с о б о м  в и к л а д у  матеріалу,  р і в н е м  с т а н д а р т и з а ц і ї документи бувають з високим та низьким ступенем стандартизації.

          Документи з високим ступенем стандартизації укладаються за усталеною формою.

          Уніфікація як один із напрямів раціоналізації документів втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

          Типізація текстів — процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути укладені тек- сти аналогічного змісту, що відповідаються подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції й формулювання тесту-зразка. Типові тексти здебільшого оформляють як спеціальні збірники.

          Трафаретизація текстів — процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним внесенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти — це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

 

4.3. Вимоги до укладання тексту документа

 

          Текст документа повинен бути стислим, містити вичерпну інформацію, викладений матеріал обєктивний і ретельно перевірений.

32

          Для обєктивного розвязання питання і всебічного розгляду проблеми обовязковим є достатність матеріалу, відсутність двозначного трактування, уникнення довгих вступів, багатослівя, повторів слів, відступів від суті питання.

          Для тексту документа характерна переконливість, тобто наявність конкретних пропозицій, рекомендацій, прохання тощо; укладання від імені юридичної особи (установи, організації). Форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

          Важливо зазначити, що не актуальність наведених фактів, їх несвоєчасність, запізніла інформація робить документ непридатним для ділового спілкування.

 

 

4.4. Логічна вмотивованість тексту документа

 

          Документ укладається від третьої особи однини, наприклад: Академія наук інформуює про новий набір аспірантів.

          Існує й інший спосіб, коли назва діючої особи вживається в давальному відмінку, наприклад: Інституту потрібна друкарка.

          Третю групу документів становлять ті, що мають дієслівну структуру типу: запрошуємо на роботу.

          Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових звязків, у межах одного речення в повному тексті. Окрім причинно-наслідкових звязків логічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлення, наприклад: Підготовчі курси технологічного інституту повідомляють про набір слухачів, проте слід зауважити, що приймаються особи, які мають середню освіту.

          Важливим у документі є суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності чи черговості подій або явищ. Це досягається за допомогою таких слів: спочатку, водночас, потім та ін.

          Одним із засобів вираження логічної послідовності є підкреслення мети за допомогою слів: тому, тому що, для

33

цього, з цією метою та ін. Наприклад: Навчати студентів необхідно мистецтву слова — найдавнішому засобу виховання, тому що мова не тільки засіб спілкування, а й море інформації про світ, рідний народ, його культуру, традиції, звичаї.

          Загальна логічна вмотивованість текстів документів досягається ще й за допомогою слів на позначення результативності (таким чином, унаслідок, отже тощо). Наприклад: Усім викладачам вищих та середніх спеціальних навчальних закладів треба дбати про культуру мови.

          Отже, виховання культури мови — це справа кожного.

 

 

4.5. Правила підготовки текстів документів

 

          Укладаючи текст документа, необхідно дотримуватися таких правил.

          1. Замінювати складні речення простими.

          2. Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, які виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у звязку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії тощо).

          Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії, послуговуються такими синтаксичними конструкціями:

          — у порядку надання технічної допомоги…;

          — у порядку науково-технічного співробітництва…;

          — у порядку обміну досвідом…;

          — у порядку винятку…;

          — у звязку з проведенням спільних робіт з…;

          — у звязку з вказівкою…;

          — відповідно до попередньої домовленості й рішень…;

          — відповідно до Вашого прохання…;

          — відповідно до постанови Міністерства…;

          — незважаючи на наші неодноразові усні й письмові нагадування, до цього часу…;

          — з метою подальшої кооперації…;

34

          — відчуваючи гостру необхідність…;

          Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, прискорюють процес його укладання, економлять час.

          Нижче наведені приклади стійких моделей для передачі стандартних аспектів змісту.

 

Модель синтаксичної

конструкції

Варіанти реалізації

Доводимо до Вашого відома, що…

постійно діючий семінар на тему “…” відбудеться з… до… 199… р.

Повідомляємо, що…

підприємство припинило виробництво автосамоскидів колишньої конструкції

Доводимо до Вашого відома, що…

ми досі не отримали від Вас протоколи випробування виробів нової конструкції

Ще раз нагадуємо Вам, що…

 

Підтверджуємо із вдячністю

Підтверджуємо

отримання Вашої відповіді з питань реалізації продукції

надходження Вашого листа з додатковими пропозиціями

 

          3. Уживати прямий порядок слів у реченні, коли логічний наголос надає на обєкт дії, зворотний, коли логічний наголос надає на саму дію.

          4. Для точності й ясності висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати означуваним словам, вставні слова краще ставити на початку речення).

          Слід памятати, що в діловому мовленні часто вживаються складнопідрядні речення. Поєднуючи прохання й причину, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, складнопідрядні речення надають більшої переконливості проханню і помякшують вираження відмови.

          У службових документах складнопідрядні речення

35

вживаються, як правило, для висловлення причинно-наслідкових звязків. Найуживанішими є складні речення із сполучниками: що, який, якщо, за умови, унаслідок того що, щоб, де, як.

          5. З метою скорочення тексту вживаються дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу, наприклад: Враховуючи… Вважаючи… Беручи до уваги… Керуючись… Розглянувши поданий до затвердження проект….

          6. Замінювати займенники іменниками;

          7. Не вживати емоційних виразів та субєктивного ставлення до викладеного явища.

          В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (субєктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються в тексті документа). Тон службового документа — нейтральний.

          Нагадаємо, що автором управлінського документа є юридична особа, тому текст викладається від третьої особи.

          Підприємство звертається з проханням…

          Дирекція клопочеться…

          Колегія ухвалила…

          Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографія.

          8. У розпорядчих документах послуговуються мовними конструкціями: наказую, пропоную, рекомендувати до…  та ін.

          Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.

 

 

 

 

 

 

 

36

5. усне ділове спілкування

 

5.1. Типи усного ділового мовлення

 

          Сфера застосування усної форми сучасної української літературної мови відтепер надзвичайно розширилась, урізноманітнилась, торкнулась майже всієї специфіки ділового спілкування. Усномовний різновид його став ефективним засобом економічної, суспільної, виробничої, комерційної та побутової комунікації в усіх сферах життя людини; своїм рівнем він почав органічно зливатися з писемним різновидом. Різноманітність його повсякденних функцій настільки велика, що вони ширші, всеохоплюючі, а ніж функції писемного спілкування.

          Інтенсивно розвиваються жанрові форми усного ділового спілкування та внутрішньостильові засоби. Все це повязано з розширенням їх функціональних можливостей, виникненням особливих багатоманітних потреб спілкування на різних рівнях.

          Усне ділове мовлення існує у двох функціонально і композиційно відмінних формах: д і а л о г і ч н і й  і  м о н о- л о г і ч н і й.

          З діалогічною формою повязаний у с н о - р о з м о в- н и й стильовий тип літературного мовлення, а з формою монологічною — група стилів усного — п у б л і ч н о г о   т и п у.

          Діалог і монолог відрізняються один від одного ситуацією спілкування, мовноструктурними особливостями, внутрішньою стилістичною диференціацією. Усне ділове мовлення відбувається на рівні міжперсонального спілкування, а також торкається публічного мовлення.

          Усне ділове мовлення — це засіб спілкування людей у процесі виконання ними службових обовязків, а також засіб спілкування працівників установи чи підприємства з відвідувачами в години прийому їх, з представниками інших установ.

          Це приватне мовлення, бо воно здійснюється між двома співрозмовниками, а не перед невизначеною кількісно

37

аудиторією, як публічне мовлення. Формально це приватне мовлення, але фактично воно не є приватною справою працівника, бо ведеться офіційно, від імені установи, яку представляє працівник.

 

 

5.2. Усне ділове мовлення на рівні міжперсонального (приватного) спілкування

 

          Ситуацій, в яких відбувається усне ділове спілкування дуже багато, їх усіх не перелічити, однак визначимо найголов-ніші.

          Види управління. Слово управління має такі синоніми: керівництво, провід, керування, врядування, оруда, управа; в англійській мові є еквівалент [management] — організація управління менеджерами, що походить від латинського [manus] рука, сила, могутність, боротьба, влада, робота, праця, мистецтво, письмо, удар, група.

          Функції управлінської інфраструктури:

          — вирішення кадрових питань, наукових і практичних знань та навичок;

          — ступінь володіння офісною технікою;

          — рівень організації перепідготовки та стажування кадрів, їх підбір, освіта та оцінка;

          — аудиторська перевірка, бухгалтерський облік;

          — юридичне забезпечення та вміння користуватися документами;

          — вчасне постачання різноманітною та актуальною інформацією;

          — адміністративно-управлінський персонал;

          —сукупність вимог, які ставляться перед зовнішньою стороною управління, а також принципів, методів, форм і засобів менеджерської діяльності, які використовуються для підвищення ефекту виробництва з метою збільшення прибутку та поліпшення життя його робітників, їхньої зацікавленості в результатах власної праці.

          Управління базується на певних традиціях кожного народу, на особливостях його етнічної психології, також зви-

38

чаях, усталених норм конкретного закладу, підприємства, фір-ми, офісу.

          Континентальний тип управління побудований на ідеалі гідності кожної людини, яка знає свою функцію і не бажає змінити таку структуру, якщо вона реалізує себе, задоволена та зацікавлена як матеріально, так і духовно в результатах своєї праці, має уявлення про свій шлях службовими сходинками.

          Німецький менеджмент сформулював такі особливості:

          — взаємопорозуміння між окремими членами виробничого колективу;

          — пунктуальність (висока організованість, акуратність, сувора дотриманість певних правил, як писаних, так і неписаних, дисциплінованість);

          — працьовитість (свідоме ставлення до праці як до чинника всіх здобутків германського духу);

          — інтелегентність, що виявляє себе у високому рівні наукової бази і надзвичайному ставленні до клієнтів та своїх робітників, поєднуючи високий сплав розумового та етичного.

          Кращі приклади: хімічний концерн Басфаг, який існує з 1861 р.; Грундіг АГ, що виник офіційно у 1448 р., Деймлер-Бенц АГ — найстаріша автомобільна фірма світу, заснована у 1883 р.

          Це не поодинокі приклади, проте елементи подібного типу управління можна побачити на будь-яких фірмах, але існують певні типи (універсалії) управління.

           1. Доцільний розподіл обовязків та влади.

           2. Дисципліна.

           3. Єдність керівництва та керування.

           4. Винагородження за працю.

           5. Ієрархія.

           6. Порядок, стандарт та нормалізація у взаємовідносинах.

           7. Єдність виробничого колективу.

           8. Надійні облік та контроль.

           9. Здоровий глузд та компетентність.

39

          10. Принцип: Слова плану в практику виробництва.

          Управління завжди базується на культурі, а це слово від латинського [cultus] означає обробка, насадження, спосіб життя, одяг, красота, витонченість, добірність, освіта, шанування, віра. Додамо такі синоніми, як цивілізація, вихованість, рівень, ступінь досконалості тощо.

          У такий спосіб культура управління — це сутність вимог, які ставляться перед зовнішньою стороною процесу управління, а також вимог до особистих якостей людей, які здійснюють управління. Це складний і багатогранний комплекс проблем, що стоять перед управлінським апаратом та його керівником (менеджером).

          Культура управління також органічно включає в себе уважне ставлення до потреб і турбот людини, оперативний розгляд усіх звернень і прохань. Повага до людини, до її почуття власної гідності повинні бути найважливішою серед усіх етичних норм.

         

 

5.3. Керівник

 

          Керівник (провідник, управитель, зверхник, лідер, директор, голова, завідувач, начальник) головна постать у створенні колективу і нормальної робочої обстановки. Авторитетом користуються ті керівники, які намагаються створити в колективі атмосферу взаємопорозуміння і взаємопідтримки, довіри, шанобливого ставлення, поваги тощо.

          Культура управління вимагає від сучасного керівника (менеджера) та його підлеглих:

          — високої культури поведінки;

          — певних стандартів оформлення управлінської документації;

          — духовності.

          Порушення етичних норм веде до руйнації колективу, тому кожному слід запобігати самозамилування, агресивності, зайвих амбіцій, чванливості, пихатості, надмірної самовпевненості, байдужості, демагогії, жахливості нового, снобізму, безпідставної фамільярності, фанаберства (пихи, чванливості,

40

зарозумілості, безглуздого дивацтва, примхи) і т.ін.

          Керівник повинен:

          — знати, як звуть його працівників на імя та по батькові;

          — завжди вітатися з усіма;

          — не зганяти злість на інших, коли винен сам;

          — не підвищувати голосу під час розмови;

          — не нагадувати підлеглому безліч разів про зроблену ним помилку, вміти визнати свою помилку;

          — вміти оцінити добрий жарт і посміятися разом з усіма (якщо це не висміювання когось із колективу);

          — довіряти своїм працівникам;

          — цінувати їх час і не відволікати від занять якимись дрібницями;

          — за можливістю відгукнутися на прохання особистого характеру, не пишаючись і не величаючись цим;

          — давати завдання підлеглим у ввічливій формі;

          — знати всі дрібні вади своїх підлеглих (і свої власні), враховувати їх у повсякденній роботі.

          Багато буде також залежати від особистості самого керівника, його характеру, інтелекту, загальної культури й рівня. Однак необхідно прагнути саме до цього необхідно.

          Продуктивність управлінської праці й ефективність та результативність багато в чому залежать від самого керівника.

          Подаємо стисло матеріал статті, опублікованої під заголовком Сім головних гріхів шефа. Думки належать доктору К. Хаберкорну, ректору Мексбурзької академії (Німеччина).

1. Перенесення рішення на завтра

          Гріх цей — найпоширеніший, і величезний стос паперів на столі керівника — його перша ознака. Головна причина такої ситуації — слабкість характеру керівника. Корисним буде письмове формулювання найближчих завдань. Письмовий виклад допомагає нам зрозуміліше формулювати свої думки й чітко побачити проблему…

          Необхідно наперед встановити для себе жорсткі строки вирішення питань, відтак подолати власну слабку волю буде легше.

          Добре, коли такі строки визначить ваш контрагент, якщо ні — зробити це треба самому. Це дає змогу підвищити темпи роботи й одержати від неї більше моральне задоволення.

 

41

2. Виконання роботи наполовину

          Бути вкрай зайнятим і працювати творчо — зовсім не одне й те ж. Важливо обмежитись остаточним вирішенням тільки кількох проблем, аніж водночас розпочинати безліч справ, які все одно не вдасться довести до кін-ця.

          Цілеспрямованість полегшує й сам процес прийняття рішення, правильна організація праці, наявність необхідного матеріалу. Корисним є розбиття рішення проблеми на ряд послідовних етапів із визначенням строків розвязання окремих завдань.

3. Прагнення зробити все одразу

          Одночасне вирішення кількох проблем — найкоротший шлях до неврозів. Уникайте накопичення на своєму столі купи папок із паперами. Переходити до нового завдання можна тоді, коли попереднє вже повністю розвязане чи хоча б склалося уявлення про характер його розвязання.

          Якщо маємо справу із складною, багатогранною проблемою, дуже корисно написати на картці головну мету, якої ми прагнемо. Така картка повинна постійно стояти на столі. Це дає змогу сконцентрувати свої знання на вирішенні головного.

4. Прагнення зробити все самому

          Управління й керівництво — це ті функції, які в ніякому разі не можна сумістити з намаганням зробити все самому. Завдання керівника — планувати, спрямовувати й контролювати роботу інших. Доручати іншим виконання тих чи інших функцій. При цьому той, хто дістав завдання, має чітко усвідомлювати, яка на ньому відповідальність і як його покарають за невиконання.

5. Переконання, що ви знаєте все краще за інших

          Звичною справою є передоручення деяких операцій чи деталей для виконання дрібним спеціалістам. Не слід намагатися зробити все самому, увірувавши в свою вищість чи побоюючись втратити свій авторитет.

Не соромтесь звертатися до спеціаліста.

6. Невміння розмежувати функції

          Корінь зла — у хибному розумінні компетентності. Відсутність чіткого розмежування завдань, відповідальності й службових функцій часто дистабілізують роботу організації… Тому слід наперед визначити завдання, обовязки, інформаційні канали й ступінь відповідальності кожного. Тоді буде повністю виключено можливість перекладання відповідальності за невиконання робіт на чужі плечі й марнотратне дублювання управлінських операцій.

          Найефективніший засіб боротьби з дублюванням функцій і претензіями на всебічну компетентність — чіткі й детальні посадові інструкції, узгоджені зі схемою організації, що постійно модернізуються, та цілями її діяльності.

7. Спроби звернути вину на інших

          Якщо ви керівник, ваше завдання — зясувати обєктивні причини невдачі, а не шукати козла відпущення.

(Газета Біржа, 1991, лют.)

 

42

          Окрім того корисним буде памятати про деякі популярні поради керівникам (менеджерам).

          Слід випускати те, що буде мати попит, для чого має рацію провести маркетинг, памятаючи правило 70/30: Якщо я на 70% маю впевненість у позитивних результатах, то дам свою згоду, бо 30% — гарний стимул для мене та виробничого колективу для постійного аналізу ситуації, а також підготовки заходів у разі необхідності вирішення проблем.

          Для успіху треба підготуватися, визначити чітке кредо, співвідношення мети компанії та поведінки людей, розподіл прибутку, робити власність спільною, проводити політику зацікавленості та причетності, зясовувати обсяг та ринки збуту, розробляти технологію, мати ефективних менеджерів відповідного рангу.

          Звязок та комунікативні засоби різного рівня — невідємний елемент сучасного бізнесу. Без декількох телефонних номерів, телексу, FAX-звязку і т.ін. ви матимете великі проблеми, бо іноді треба відповідати негайно, використовуючи власні можливості.

          Стиль фірми — це її обличчя. Від офісу до письмового приладдя — все повинно свідчити про вашу стабільність та послідовність. Особи, які працюють, повинні бути охайними, добрими, ввічливими, талановитими. Місце кожного повинно бути чистим, прибраним та мати гарний вигляд. Кожен бланк чи блокнот повинні відповідати світовому стандарту діловодства.

          Інформація зараз є найдорожчим товаром. Тому майте свій інформаційний центр, де працювали б люди, які можуть відрізняти факти від міфів, давати виражені оцінки матеріалу, знаходити нестандартні рішення та працювати за умови невизначеності; розробляти нові ідеї, виробляти рекомендації та орієнтири, вести переговори.

          Іноді краще знаходити контрагентів (компетентні органи, інформаційні банки чи структури, редакції газет та часописів тощо), які б змогли продати вам необхідну інформацію.

          Переговори вимагають компетентності та чіткого означення обсягу повноважень у тих, хто їх проводить. Мета

43

переговорів — складання планів співробітництва, орієнтація на пріоритети, визначення реальних термінів та строків операцій і т. ін., що повинно мати своїм результатом угоду.

          Знання іноземних мов є необхідністю сучасного керівника, бо спілкування за допомогою перекладача не є оптимальним варіантом. Краще власними словами викласти свою думку і бути впевненим, що вас зрозуміли правильно.

 

 

5.4. Ділові засідання

 

          Н а р а д а,  з б о р и,  з а с і д а н н я,  з і б р а н н я,    п л е н у м,  ф о р у м,  к о н ф е р е н ц і я,  інші форми використовування колективного інтелекту є один із найефективніших засобів інтенсифікації процесу управління виробничим процесом на підприємстві: вирішення питань будь-якого ступеня складності.

          Н а р а д а  (обмін думками) — форма організації колективної діяльності працівників, яких збирають посадові особи керівного складу для обговорення питання, вироблення та прийняття рішення.

          З а с і д а н н я  — форма організації роботи певного постійного органу, підрозділу або групи, що може бути передбачено статутом або положенням про організацію установи.

          З б о р и  — спільна присутність групи людей, обєднаних метою зясування якого-небудь питання.

          Найефективнішим засобом вирішення багатьох питань є наради. Вони бувають запланованими, регулярними чи позаплановими. З погляду мети розрізняються  о п е р а т и в-  н і,  н а в ч а л ь н і,  і н ф о р м а т и в н і ,  р о з я с н ю в а-  л ь н і,  і н с т р у к т и в н і,  п р о б л е м н і,  д и с п е т ч е р- с ь к і  та ін.  Д и с к у с і й н і  н а р а д и — найдемократичніший за структурою вид нарад. Їх проводить обраний присутніми голова. Кожен на такому засіданні може вільно висловлювати свою думку, навіть якщо вона розходиться з думкою більшості чи з думкою керівника. На таких нарадах народжуються справді конструктивні рішення багатьох проблем.

          Визначаючи дату наради, необхідно враховувати ре-

44

альну можливість підготовки до неї. Дата наради не повинна змінюватися. Якщо ж виникають виняткові обставини, про перенесення усіх учасників попереджують заздалегідь.

          Щоб не примушувати працівників протягом робочого дня кілька разів переключатися з одного виду роботи на інший, наради, як правило, планують на кінець робочого дня або відразу після обідньої перерви. Нарада має три етапи: підготовка, проведення та оформлення результатів.

          Наради досягають своєї мети, коли вони добре підготовлені. Деякі правила організації та проведення нарад:

          — на нараді обовязково повинен бути головуючий, бо інакше нарада може перетворитися на безпредметні розмови;

          — складену заздалегідь програму треба неухильно виконувати; цим повинен займатися голова наради;

          — наприкінці наради необхідно узагальнити зроблені висновки;

          — якщо будуть поставлені конкретні завдання, до кожного треба додати, хто їх виконуватиме, вказати терміни виконання;

          — нарада протоколюється;

          — виконання постанов контролюється.

          Учасники наради зобовязані дотримуватися теми й порядку денного; не повинні перебивати один одного; виявляти свого роздратування, бути нетактовними до виступаючих; слід пропонувати власне вирішення обговорюваного питання, бути максимально уважними до кожної пропозиції.

          Для проведення наради слід обирати спокійний тон; мати чітку дикцію, доброзичливі, дружні інтонації.

          Наради бувають запланованими, регулярними чи позаплановими.

          Наради поділяються на оперативні, навчальні, інформативні, розясувальні, інструктивні, проблемні, диспетчерські, урочисті, звітно-виборні.

          О п е р а т и в н а  н а р а д а  (пятихвилинка) призначена для передавання інформації знизу керівникові про стан справ. Різниться від інших видів стислістю виступів (2-3 хвилини).

45

          Н а в ч а л ь н і  н а р а д и  надають учасникам певні знання, підвищують їх рівень та кваліфікацію.

          І н ф о р м а ц і й н і  н а р а д и  знайомлять з певними даними, новими положеннями, постановами, виробничою ситуацією тощо.

          Р о з я с н ю в а л ь н і  н а р а д и  мають на меті формування стратегічного і тактичного плану виробництва, переконують учасників у діяльності такого рішення, готують підстави для прийняття будь-якого важливого рішення.

          І н с т р у к т и в н а  н а р а д а  передає та деталізує вказівки та розпорядження адміністративних органів.

          П р о б л е м н і  н а р а д и  призначені вирішувати складні питання, ситуації, конфлікти і т. ін., що виникають під час функціонування підприємства, установи або закладу.

          Д и с п е т ч е р с ь к і  н а р а д и  переробляють інформацію та дають конкретні розпорядження.

          У р о ч и с т а  н а р а д а  присвячена будь-якій визначній даті та події.

          З в і т н о - в и б о р н і  н а р а д и  займаються розподілом обовязків та посад між членами виробничого колективу. За ходом проведення наради можуть бути адміністративними, автократичними, сегрегативними, дискусійними та довільними.

          А д м і н і с т р а т и в н а  н а р а д а  зберігає ієрархію установи, право першого голосу має адміністратор-керівник, його виступ набуває наказового характеру, а рішення є остаточним, без довгого обговорення.

          А в т о к р а т и ч н а  н а р а д а  має керівника (голову), що запитує учасників. Тільки за рішенням головуючого дозволяються виступи, але їх кількість дуже обмежена. Це своєрідний звіт перед керівником та розподіл обовязків як термінових, так і постійних.

          С е г р е г а т и в н а  [від segrego — розділяю] н а р а- д а передбачає, що керівник сам складає програму її проведення, виступи учасників.

          Д и с к у с і й н і  н а р а д и  проводить обраний аудиторією голова. Оптимальна кількість осіб, що беруть у ній участь — 7±2. Кожен має право вільно викладати свою думку,

46

щось пропонувати. Така нарада сприяє становленню виробничого колективу.

          Д о в і л ь н а  н а р а д а  має місце тоді, коли без порядку денного працівники вирішують важливу проблему, загальний стан справ чи питання нових напрямків.

          Збиратися на таку нараду доцільно особам, компетентним з питань порядку денного.

          Підготовка наради включає цілу низку питань: визначення тематики, завдань, порядку денного, приблизного складу учасників, дати та години початку наради, підготовку доповіді і проекту рішення, вибір і підготовку приміщення.

          Рішення про проведення наради приймає керівник. Нарада повинна бути під адміністративним контролем, збирати людей слід тільки з важливих питань, які не можуть бути вирішені та розвязані в процесі виробництва.

          Мета наради формулюється з чітким уявленням очікуваного результату.

          Схема порядку денного стандартна.

          1. Доповідь компетентної особи з головного питання порядку денного.

          2. Повідомлення юриста (у разі потреби).

          3. Виступи робітників, які мають високий рівень підготовки і сформованості системи узагальнених професійних навичок.

          4. Заключне слово голови наради.

          5. Прийняття рішень.

          Час проведення наради повинен бути тільки робочим, але краще це зробити в другій половині дня, за 2 - 1,5 години до закінчення денного виробничого циклу.

          Тривалість наради не повинна перевищувати 1 —  1,5 години. На день повинна бути призначена тільки одна нарада.

          Слід враховувати психологічні особливості людей, які 30-40 хвилин працюють ефективно, а після 100 хвилин, як правило, 30-40% аудиторії може прийняти будь-яке рішення, щоб скоріше припинити нараду і бути вільним.

          Доцільно скликати нараду з одного-двох питань.

          Коли всі названі питання вирішені, керівник затвер-

47

джує порядок та спосіб оповіщення учасників, а також відповідального за це. Психологічно хибно використовувати фразу Присутність обовязкова. Усе можна забезпечити, попередивши про нараду та її тему якомога раніше, а потім напередодні її проведення.

          Приміщення повинне забезпечити нормальні умови для роботи: воно має бути добре освітленим, не надто великим, з відповідною акустикою й вентиляцією, бути теплим, відповідати всім необхідним санітарно-гігієнічним нормам.

          Документи перед нарадою систематизуються, скріплюють або кладуть у папку.

          Якщо це доцільно, треба ознайомити учасників наради з ними заздалегідь, що збереже ще до 15% прихованих витрат часу.

          Регламент наради визначається з урахуванням доцільності та затверджується колегіально. Як правило, вступне слово — до 10 хвилин, доповідь — до 90, повідомлення — до 20, виступи — до 10, питання та репліки — до 5, заключне слово — до 15 хвилин. Для заходів, що мають регулярний характер, регламент раціонально визначити та затвердити один раз. Має сенс передбачити перерви — 10-15 хвилин після 80-90 хвилин праці.

          Під час наради кожен учасник має функціональні обовязки та права.

          Обовязки голови — починати нараду та закінчувати її, стежити за нормальним ходом та дисципліною, дотримуванням регламенту, відповідності інформаційних виступів порядку денному тощо. Він повинен стоячи оголошувати прізвища, посаду і тему виступу оратора, пункт порядку денного тощо.

          Виступаючий повинен назвати себе, дотримуватися дисциплінарних та етикетних норм наради, вести себе коректно, тактовно, доброзичливо.

          Кожен учасник наради має право на виступ, у тому й сенс розподілення ролей ще перед проведенням, бо так легше уникнути зайвого гамору, пустих розмов та безвідповідальності, що можуть мати хибні наслідки та дезорганізувати  роботу.

48

          Секретар зобовязаний підготувати необхідні документи, бо найважливішим у проведенні наради є її результат. Тому доцільно мати навіть магнітофонний запис чи відеозапис наради, але покладатися тільки на технічні засоби не є можна, тому посада стенографіста буде ще потрібною тривалий час.

          Для вироблення рішення та документів обирають іноді спеціальну комісію, яка б заздалегідь підготувала проект та винесла його до затвердження.

          Останнє слово на нараді — головуючого. Йому належить оголосити підсумки, назвати документи наради та її закінчити.

          Результатами іноді бувають документи, пакет яких слід додати до протоколу. На нараді повинен панувати діловий, спокійний тон, нефорсований голос; чітка дикція; доброзичливі, дружні інтонації — вся увага на обєкт обговорення, а не на субєктивні настрої й емоції.

          Слід також дотримуватися норм сучасної української літературної мови, уникати суржиків тощо.

 

 

5.5. Види публічних виступів

 

          Кожен виступ переслідує певну мету — це або інформація, або переконання, або створення певного настрою в слухачів.

          Інформативними бувають найчастіше звіти, розповіді, лекції. Будуються вони за такою схемою (з часів Стародавнього Риму): що; для чого; як; у який спосіб. У вступі викладається проблема, окремі її складники; виклад будується від простого до складного. Закінчення містить теоретичні висновки, практичні пропозиції.

          П е р е к о н а н н я  як мета виступу є і в інформаційних звітах, доповідях, лекціях. Однак, як основне, виступає мета переконання при обговоренні певної теоретичної чи практичної проблеми. Промовець ставить перед собою завдання переконати аудиторію, звертаючись і до розуму, і до почуттів слухачів. Успіх його залежить від добору аргументів і вміння

49

розташувати їх у порядку наростання переконливості. У кінці виступаючий наголошує на головних аспектах теми і закликає до певних дій чи до прийняття конкретних рішень.

Схема публічного виступу.

          1. Привернути увагу слухачів, виклавши цікаві факти, продемонструвавши приклад чогось, що б потребувало виправлення в потрібний бік. Найцікавіше в неповному вигляді варто зосередити на самому початку головної частини, якщо маєте бажання, щоб вас слухали до кінця, де слід розташувати це у формі найголовнішого, суттєвого.

          2. Завоювати довіру, оголосивши своє резюме, позначивши шляхи виправлення поганої ситуації, зробивши висновки.

          3. Навести аргументи і факти, що виконали б роль підстави слушності та гідності ваших пропозицій.

          4. Навести переконливі мотиви, щоб спонукати аудиторію до адекватних дій, співпраці.

          5. Оголосити причини, за якими люди повинні відгукнутися на ваш заклик.

          Така мета, як створення певного настрою, зявляється на різних урочистостях: на святах, ювілеях, річницях і т.ін.

          Залежно від змісту, призначення, способу проголошення та обставин спілкування існують такі жанри публічного мовлення:  д о п о в і д ь,  п р о м о в а,  л е к ц і я,  б е с і д а,  д и с к у с і я. Однією з найпоширеніших у нас форм публічних виступів є доповідь (ділова, звітна, політична).

          Д і л о в а  д о п о в і д ь — це діловий документ, який містить виклад певних питань з обовязковими висновками та пропозиціями, вона призначена для усного виголошення.

          З в і т н а  д о п о в і д ь — подібна письмовому звіту, вона не лише обговорюється, але й схвалюється.

          П р о м о в а — усний виступ з метою висвітлення певної інформації та впливу на розум, почуття й волю слухачів. Звідси вимоги до промови: логічна стрункість, емоційна насиченість, вольові імпульси.

          М і т и н г о в а  п р о м о в а — має гостре політичне спрямування, вона злободенна, стосується суспільно-значимої, хвилюючої проблеми.

50

          Д і л о в а  п р о м о в а — вирізняється більшою стриманістю в проявах емоцій, орієнтацією на логічний, а не емоційний її вплив, аргументованістю.

          Ю в і л е й н а  п р о м о в а — присвячується якійсь даті.

          Л е к ц і я — форма пропаганди наукових знань, де мовиться про вже розвязані наукові проблеми. Дуже важливою є вступна частина, у якій переконливо, дохідливо й цікаво треба пояснити, чому лекція є актуальною і в ній необхідно розібратися, чому вона потрібна саме цій аудиторії.

          В основній частині лекції найважливіше — це чіткий виклад стрижневого питання, послідовне й логічне його розкриття. У висновках лектор має оцінити те, про що він говорить, чітко й аргументовано висловити своє ставлення до теми.

          Б е с і д а проводиться з невеликою кількістю учасників і охоплює всього декілька питань.

          Головне завдання — викликати присутніх на розмову.

          Д и с к у с і я — обговорення будь-якого спірного питання.

 

 

5.6. Підготовка до виступу

 

          Успіх публічного виступу залежить насамперед від промовця, його майстерності, вміння правильно побудувати виступ. Оратор повинен зясувати для себе: що казати; як це краще зробити; де і коли проголошувати; хто буде слухати; чому це буде зроблено; з якою метою; скільки буде тривати виступ? Спочатку потрібно самому віднайти відповіді на ці питання, а потім прагнути, щоб аудиторія зрозуміла відповіді на такі запитання: про що та хто доповідає нам; чому це робиться; яка головна мета оратора? Коли промовець та аудиторія зясують відповіді на ці необхідні питання, виступ досягне своєї мети.

          У тексті виступу важливо висвітлити актуальність теми, дати відповіді на важливі питання, переконати слухачів у правильності та доцільності вашої думки, слушності пропо-

51

зицій, вплинути на аудиторію для стимулювання інтересу, розважити, подати нову інформацію.

          Незалежно від рівня освіти, освіченості, професії до виступу людину готує її життєвий досвід та інформаційні поля, на перехресті яких проходять шляхи кожного з нас. Ці інформаційні поля формують кожну особу, надають їй індивідуальності. Оратор усе своє життя підбирає матеріал із газет, журналів, наукової літератури, читає, обдумує прочитане, запамятовує факти, виписує цитати на картки, конспектує прочитаний матеріал. Розширювати коло наукових знань, збагачувати свою память новими фактами, подіями — це й означає готувати себе до виступів, полегшуючи тим самим підготовку до конкретного виступу. Постійна робота над собою — успіх вашого публічного виступу. Важливо під час підготовки до виступу виробити для себе оптимальний режим роботи. Фактор вашої памяті при цьому відіграє неабияку роль. Користуючись слуховою памяттю, слід вголос проказувати найсуттєвіше. Зорова память вимагає уважного читання і виділення в тексті окремих положень, підкреслюючи їх чи виносячи на берег.

          Успіх доповіді чи лекції буде забезпечений вам, якщо ви зможете творчо використати свої професійні знання, логічно, послідовно викласти матеріал, повязавши основні ідеї свого виступу з допоміжним матеріалом (цифрами, фактами, цитатами).

          Натрапивши на статистичні дані, що цікавлять вас як фахівця, випишіть кілька рядків, щоб зберегти їх на майбутнє. Цей матеріал краще записувати на картки певного формату чи робити вирізки із журналів та газет. Звичайно, зручніше було б мати під рукою інформацію з того чи іншого питання без мінімальних витрат часу. Необхідно робити бібліографічний опис використаного джерела, не забуваючи про посилання. За короткий час можна зібрати необхідний матеріал.

          Готуючись до доповіді або лекції, проводять пошук матеріалів та інформації.

          Якщо ви не систематично збираєте інформацію або не маєте достатнього матеріалу, то спочатку краще підібрати літературу на тему, яка вас цікавить.

52

          Підготовка до виступу залежатиме також від вашого власного досвіду. Для людини, яка постійно виступає, має певні навики, достатньо кількох коротких нотаток, зроблених напередодні виступу, наради чи лекції. Початківцю, звичайно, доведеться набагато більше часу витратити на підготовку.

          Багато залежатиме від того, до якого виступу ви готуєтесь: в дебатах чи нараді, у судовому засіданні чи повідомлення на зборах; виступ у невеликій залі чи перед мікрофоном на радіо, телебаченні. Зрозуміло, вимоги в кожному окремому випадку будуть різні.

          Існує кілька варіантів підготовки до виступу:

          1) написати текст виступу, а потім прочитати його вголос;

          2) написати текст виступу, кілька разів прочитати, а потім проговорити його;

          3) підготувати тези.

          Найбільш прийнятний другий і третій способи.

          Наприклад, виголошуючи промову на судовому засіданні, треба користуватися заздалегідь підготовленим текстом. Іноді складається враження, що промовець, який читає текст, даремно докладає зусиль — достатньо було розмножити доповідь і роздати її слухачам. З цим не можна погодитись.

          Безумовно, досвідчений оратор зможе виступати перед великою аудиторією без написаного тексту. Однак це не завжди може сприяти успіхові його виступу.

          І, навпаки, менш досвідчений, але сумлінний промовець, який під час виступу матиме перед собою написаний текст, почуватиме себе впевнено, зможе стежити за всіма моментами, що під час виступу відіграють важливу роль.

          Промовець, який сумлінно готується до своїх перших виступів, безперечно, досягне успіху, набуде впевненості і згодом зможе перейти від написання повного тексту до нотатків.

          Отже, не виступайте перед слухачами, доки не зібрано достатньо матеріалу, важливого й цікавого для слухачів.

          Готуючись до доповіді чи лекції, слід правильно оцінити майбутніх слухачів. Якщо доповідач не бере до уваги рівень знань та вікові особливості слухачів, він порушує одну з

53

найважливіших засад усного виступу: зі слухачами треба встановити контакт, тобто присутні повинні відчути, що у них з доповідачем спільні інтереси і доповідач зможе допомогти їм вирішити важливі питання.

          Кількість інформаційних блоків не повинна перевищувати 7±2, (правило фатальної сімки, що повязано обєктивно з особливостями генетичного коду), психічними та фізіологічними можливостями людського організму.

          Формування теми вже повинно врахувати вищеназвані пункти, бути зрозумілим та актуальним.

 

 

5.7. Виголошення промови

 

          У виступі краще висвітлювати лише одну тему. Слухачам треба дати можливість зосередитися. Варто нагадати про розподіл часу на окремі частини виступу. Психологи рекомендують приблизно 10-12% загального часу присвятити вступові, 4-5% — закінченню, а решту — головній частині.     Ретельна підготовка до публічного виступу гарантує Вам успіх. Це додасть також упевненості, віри у свої сили.

          Початок виступу має для промовця найважливіше значення, бо від цього багато що залежить. Для недосвідченого промовця початок виступу — це ніби стрибок у крижану воду. Промовець опиняється перед широким загалом, під гострими поглядами присутніх. Не можна показувати свого хвилювання, страху. Необхідно знайти зручну позу, подолати внутрішнє напруження, кілька разів удихнути повітря і лише тоді почати повільно, спокійно і впевнено говорити.

          Отже, початок виступу ставить перед промовцем найвищі вимоги.

          Яких помилок припускаються промовці? Складаючи виступ, роблять його або довгим, або нудним, або те й друге разом. Не вміють докладно пояснити, про що йтиметься у виступі. Найгірша ситуація виникає тоді, коли протягом усього виступу промовець так і не зуміє привернути увагу слухачів.

          Основу виступу складають положення, які потім заповнюються деталями. Найцікавішою формою викладу в попу-

54

лярній лекції є розповідь про певні події, учасниками яких були конкретні люди. Дієвість такої форми в тому, що кожній людині найцікавіше те, що перебуває в русі, відбувається з певними істотами, людьми. Нерухоме й неживе слухачів менше цікавить. Зверніть увагу, як реагують слухачі на такі слова промовця: А зараз я розповім вам про подію, що сталася…. Аудиторія відразу завмирає.

          Якщо ви хочете впливати на людей чи то в розмові з ними, чи під час публічного виступу, то мусите відмовитися від субєктивної оцінки подій і явищ. Слід ставитись до них обєктивно і памятати, що люди схильні переоцінювати себе. Людина, яка оцінює все надто субєктивно, не зможе стати промовцем, здатним переконати інших. Наприкінці виступу необхідно зробити узагальнення, підвести підсумок і закликати до виконання певних дій.

          Чудова та промова чи лекція, яка вже закінчується, а аудиторія ще слухала б й слухала промовця. Проте буває так, що і досвідчений лектор, який користується записами, іноді не може вкластись у відведений йому час. Для того, щоб дотримуватись регламенту, найдоцільніше позначити біля окремих частин промови планову кількість часу, а в разі недотримання регламенту, деякі частини пропускати.

          Про наближення кінця промови чи лекції треба повідомити слухачів. Це якоюсь мірою загострить їхню увагу — вони захочуть послухати узагальнення й підсумки промови. Ніколи не закінчуйте свого виступу словами: Оце і все, що я хотів вам сказати.

          Слід памятати — закінчення вирішує, що саме слухачі запамятають, візьмуть для себе з цього виступу.

          Кінцівка виступу має велике значення, тому останнє речення необхідно продумати, записати попередньо, обміркувати його зміст, прагнути виразно, переконливо сформулювати думку. Бажано останні речення виступу вивчити напамять.

 

 

 

 

55

5.8. Мовна специфіка публічного виступу

 

          Успіх публічного виступу залежить не тільки від його змісту, але й від того, яким стилем викладу користуватись. Стиль — це спосіб вибору мовних засобів рідної мови для вираження своїх думок і впорядкування їх в єдине ціле.

          Ми розмовляємо рідною мовою і здебільшого послуговуємось розмовно-побутовою лексикою. У публічному виступі перед широкою аудиторією треба говорити літературною мовою. Нормована літературна мова є обовязковою для всіх видів і жанрів усного мовлення. Ясність змісту, його дохідливість, логічність залежить від правильного добору слів, побудови речень.

          Потрібно памятати, що стиль усного виступу набагато простіший у порівнянні зі стилем писемного ділового мовлення. Зміст промови має бути зрозумілим і доступним. Цього можна досягти, з одного боку, поділивши увесь матеріал на частини — абзаци, які поєднуються логічними переходами, а з іншого — мову і стиль виступу треба пристосувати до різних обставин та складу слухачів. З питанням стилю тісно повязаний вибір слів та багатство словникового запасу. Для постійного збагачення свого словникового запасу потрібно багато читати, підкреслюючи слова, які ви активно не вживаєте, хоча й добре знаєте їх значення. Прочитавши книгу, необхідно передивитися підкреслені слова, запамятати їх, а  потім вживати в розмові чи під час виступу. Можна записувати влучні звороти, крилаті слова і вирази, щоб пригадати й використати їх потім у текстах лекцій чи доповідей. Висока культура мови — це одна з найважливіших умов усного спілкування.

          Вимоги до мови усного спілкування:

          1) ясність і чіткість у формуванні думки;

          2) відповідність між мовними засобами та обставинами мовлення;

          3) відповідність між змістом мовлення і мовними засобами;

          4) укладання природних узвичаєних словосполучень, вдалий порядок слів;

56

          5) різноманітність мовних засобів;

          6) самобутність, нешаблонність в оцінках, порівняннях, зіставленнях;

          7) ефективність мовлення, красномовство;

          8) милозвучність, виразність дикції, відповідність між темпом мовлення, силою голосу, з одного боку, і ситуацією мовлення, з другого.

          Важливу роль при цьому має бездоганне чуття мови і знання норм літературної мови.

          Загальна мовна культура визначається не лише знанням норм літературної мови, а й ерудицією і світоглядом людини, культурою мислення, ступенем оволодіння технікою мовлення, психологічною і комунікативною культурою.

          Словниковий запас людини постійно змінюється: він збільшується пропорційно роботі лектора над собою. Чим більше людина читає, підвищує свій професійний рівень, тим активнішим, багатшим буде її словниковий запас. Однією з особливостей мови є те, що вона весь час знаходиться в динаміці. Змінюється соціально-політичне та економічне життя країни — змінюється і лексичний склад мови. Наприклад, в період панування комуністичної ідеології мова преси, підручників, наукової літератури скрізь рясніла словами марксизм-ленінізм, комунізм, соціалізм тощо. Нині ці та інші слова перейшли до розряду пасивної лексики. В економічній термінології зявилась велика кількість нових слів: менеджмент, маркетинг, лізинг, факторинг та ін.

          В усному діловому мовленні важливою залишається проблема ш т а м п і в.  Відомо, що ділове мовлення характеризується частою повторюваністю мовних одиниць, конструкцій тощо. Це сприяє виникненню шаблонів і штампів. А що ж таке штамп у мові? Це не що інше, як колишні образні, влучні слова та вислови, які зявляються в художньому і публіцистичному мовленні, але від частого їх вживання, повторення в недоречних мовних ситуаціях вони перетворюються у фрази, готові на всі випадки життя. Їх попередній зміст затемнився, втратив свою яскравість, наприклад: похід за знаннями, пакет законів, рекламний блок, пакет пропозицій тощо. Готуючи доповідь, виступ, лекцію, необхідно, по можливості,

57

обминати ці перлини мовного спілкування.

          У звязку з цим виникає питання: А чи характерні елементи образності для усному ділового спілкування? Звичайно, в окремих видах усного спілкування, зокрема в публічному діловому мовленні, деякі засоби образності будуть дуже доречними: порівняння, метафори, афоризми, крилаті слова, прислівя і приказки та ін.

          Розуміється, такі вирази й прислівя не повинні бути часто вживаними. Вони маюь бути доречними, новими для слухачів.

 

 

6. Діалог: головні вимоги до його ведення

у професійній діяльності юриста

 

6.1. Діалогічне мовлення

як основний засіб ділового спілкування

 

          Стилям у с н о - п у б л і ч н о г о  (м о н о л о г і ч н о- г о) мовлення протистоїть  у с н о - р о з м о в н и й  стильовий тип літературної мови, який у своїй основі є діалогічним. Діалог — результат взаємного (колективного) мовного процесу, ланцюжок відносно коротких словесних реакцій. Діалогічне мовлення характеризується такими особливостями:

          — обслуговує безпосереднє взаємне спілкування людей у найрізноманітніших сферах їх повсякденної діяльності, особистого життя, побуту;

          — здійснюється в конкретній ситуації прямого контакту двох співбесідників, висловлення яких становлять відносно короткі словесні акції, а самі співрозмовники весь час міняються ролями;

          — притаманне реплікування, тобто мовлення протікає рефлективно, без попереднього обдумування;

          — підготовка до висловлення при цій формі мовної взаємодії відбувається одночасно із сприйманням чужого мовлення;

          — використання відносно простих за структурою синтаксичних одиниць, менша повнота висловлення думки. На-

58

явність мовної ситуації, ситуативного контексту, роль міміко-жестового доповнення побудови тощо.

          Д і а л о г — чергування висловлень із різними настановами і з різними стилістичними характеристиками — залежно від завдань, що їх ставить кожний із співрозмовників у той чи інший конкретний момент розгортання діалогічного сюжету.

          Щодо функціональної диференціації, то діалог співвідноситься з монологічним усним мовленням. Наприклад, у переконувальній функціональній видозміні співвідноситься з публіцистичним, дискусійно-діловим, судовим та деякими іншими різновидами монологічного мовлення. Це випадки, коли учасники діалога полемізують, дискутують один з одним, намагаються довести правильність (або неправильність) певної тези, положення, вчинку тощо.

          Специфіка монологічного мовлення. М о н о л о г — одностороннє, не розраховане на негайну відповідну реакцію мовлення, звернене до аудиторії. Це мовлення однієї особи, адресоване багатьом одночасно, акти тривалого і цілеспрямованого впливу на слухача. Від діалога монологічне мовлення відрізняється і суспільною функцією, і словесною організацією, і характером виголошення фрази. Монологічне усне мовлення є явищем досить складним, наслідком односторонньої, індивідуальної творчості, свідомо розрахованої організації словесних рядів. Уміння володіти монологом називається мистецтвом.

          У зверненні до аудиторії монологічне мовлення здійснюється в іншій ситуації, ніж, наприклад, діалог. Промовець не просто говорить — він посилає фразу слухачеві, орієнтуючись на найвіддаленішого. Монолог виголошується з більшою силою голосу, у повільнішому, ніж звичайному, темпі, з чіткою вимовою звуків.

          Щодо складності, синтаксичної повноти і літературної нормативності усне монологічне мовлення дещо нагадує мову писемну. Проте не слід говорити з трибуни якось по-особливому, звертатися до слухачів у книжній манері. Не рекомендується будувати складні, з неприродними інверсіями і дуже загальними за змістом речення, змішувати усномовні і

59

книжні елементи, уживати конструкції з віддієслівними іменниками, канцеляризми, суржики тощо.

          В усному монологічному мовленні багато значать такі засоби, як  і н т о н а ц і я,  н а г о л о с,  м а н е р а  в и м о-  в и,  м і м і к а,  ж е с т и  та ін.

          Функціональні межі усного монологічного мовлення і його стилістичні можливості розширюються. Виник особливий ситуативний варіант усного мовлення — м і к р о ф о н-  н и й  (або радіотелевізійний).

          У широкому розумінні усний монолог — це: а) мовлення, звернене прямо до аудиторії (безпосередньо контактне), і мовлення, адресоване слухачам через мікрофон (посередньо контактне); б) імпровізовані (безтекстові) форми і форми попередньо фіксовані (текстові), розраховані на усне відтворення.

          Названі варіанти усного монологічного мовлення обєднує спільна функціональна тенденція — живий, активний вплив на масового слухача, співбесідника.

          Виділяють такі основні стилі і стильові різновиди усного монологічного мовлення:

          п у б л і ц и с т и ч н и й  (з функціональними різновидами:  в л а с н е  п у б л і ц и с т и ч н и м,  с у д о в и м,   д и с к у с і й н о - д і л о в и м  і  ц е р е м о н і а л ь н и м);

          н а у к о в и й  (з різновидами  в л а с н е  н а у к о- в и м,  н а в ч а л ь н и м  і  п о п у л я р и з а ц і й н и м);

          і н с т р у к т и в н и й,  і н ф о р м а ц і й н и й  та   р о з п о в і д н и й.

 

 

6.2. Особливості судового функціонального

різновиду усного монологічного мовлення

 

          Відомо, що судовий промовець виступає від імені однієї з сторін процесу (обвинувачення або оборони), звертаючись до третьої сторони (суддів), яка повинна дати юридичну оцінку факту. Судові промови мають велике виховне значення, виголошуються здебільшого перед численною аудиторією.

          С у д о в е  м о в л е н н я  близьке до мовлення публі-

60

цистичного, тому належить до типових форм монолога переконувального призначення, поєднує два плани — л о г і ч- н и й  і  е м о ц і й н о - о б р а з н и й.

          Однак судове мовлення має свої особливості, що зумовлені специфічним призначенням судового монолога і виявляється не лише в уживанні спеціальних слів і виразів, а й у відмінній загальній стилістичній організації, в іншому групуванні стилістичних фактів, їх пропорції і частоті.

          Мовноструктурні засоби судової промови.

          1. Синтаксичні структури категоричної оцінки факту (наприклад, іменні побудови, нерідко з логічно наголошеним означенням в абсолютній препозиції). Наприклад: Згідно з свідченнями Сергієнка і Пилявської підсудним Світлані й Ларисі Бойко не давались доручення… Оригінальна і, звичайно, шкідлива постановка питання. Характерною для переконувального мовлення цього типу оцінкою формулою є двочленне речення з головними членами — інфінітивами. Виразне розчленування речення на дві частини надає вислову особливої полемічної гостроти й оцінної категоричності. Наприклад: Ставити так питання — значить перекрутити завдання, що стоїть перед вами;

          2. Синтаксичні формули залежності і зіставлення (моделі якщо… то, не тільки… але й, якби… то). Наприклад: Якщо повірити цим зміненим показникам, треба замислитись, чому Сокіл поспішила піти одна…. Версія обвинувачення не тільки не підтвердилась, але вона має такі прогалини, які прокурор нічим не міг заповнити.

          3. Синтаксичні побудови гіпотетичної модальності (модель припустимо, що…). Наприклад: “Але припустимо, що Назаренко все ж пропонував Сенах зареєструвати з ним шлюб. Припустимо, що ця людина, якій пішов уже сьомий десяток, леліяла, виношувала одну мрію, одну жагучу пристрасть — заволодіти будинком Сенах”.

          4. Безособові побудови обєктивної констатації факту, які часто є головними реченнями складнопідрядних конструкцій, наприклад:  Показами свідка Івченка зясовано, що…. Безперечно встановлено, що Сокіл той вечір була деякий час у підсобному приміщенні….

61

          5. Розповідні формули, які в судовому мовленні, на відміну від мовлення власне розповідного, завжди належать до синтаксичних структур обєктивної розповіді. Вони мають іншу, ніж у розповідному стилі, модальну і функціональну якість, оскільки підпорядковуються генеральній схемі логічного аналізу і доведення. Наприклад: Сільська вулиця, якою вони йшли, не була освітлена. Назустріч їм ішли, обнявшись, співаючи пісні, два громадянина (як потім зясувалося, Нич і Розумійко).

          6. Конструкції для передачі чужої мови. При цьому, крім звичайного цитування, використовуються синтаксичні побудови з прямою, непрямою і вільною непрямою мовою. Не характерна для судового монолога передача чужої мови засобами імітованого діалога.

          7. Підсумкові, висновкові та висновково-оцінні констатації, якими звичайно закінчуються окремі тематичні частини виступу чи вся промова. Наприклад: Ось і все, ось і всі докази невинності Назаренка: Висновок із всього сказаного такий:….

          8. Формули апеляції до адресата, що мають у своєму складі спеціальні звертання і будуються у вигляді заклику, прохання, побажання. Наприклад: Пригадайте, судді, показання свідків Ткачука, Кофмана, Власенко. Я сподіваюся, що ви це памятаєте, судді.

          9. Народна і літературно-книжна фразеологія (прислівя, приказки, ідіоматичні звороти, крилаті вислови, цитати), яка служить ораторові для авторитетної аргументації його тверджень та образної оцінки й узагальнення аналізованих явищ.

10. Лексика, що належить до найрізноманітніших тематичних груп і стилістичних розрядів (загальновживана, суспільно-політична, емоційна, виробничо-професійна і т.ін.), а також спеціальна лексика і термінологічна фразеологія юридичного профілю. Наприклад: підсудний, позивач, свідок, судочинство; версія обвинувачення, застосувати статтю, згідно зі статтею, злісне ухилення, карний кодекс, кримінальний кодекс, кримінальна відповідальність, міра покарання, перевищення меж необхідної оборони, передбачено покарання, пе-

62

редбачено статтею Карного кодексу, позбавлення волі, склад злочину, слухання справи, умисний злочин та ін.

 

 

6.3 Послідовність організації і прийому відвідувачів

 

          Залежно від того, хто приймає відвідувачів, виділяються п р и й о м и, які проводять керівники та їх заступники, і прийоми, які проводять керівники структурних підрозділів і працівники цих підрозділів.

          П р и й о м и   п е р ш о г о  т и п у стосуються найпринциповіших питань діяльності  підприємства чи установи. П р и й о м и   д р у г о г о   т и п у   п р о в о д я т ь с я  переважно з поточних, часткових питань, які торкаються якоїсь однієї функції підприємства, установи, організації чи закладу.

          Частота прийому може бути неоднаковою — залежно від характеру діяльності підприємства й навіть від конкретних умов  виробництва та управління ним.

          Поняття  п р и й о м   в і д в і д у в а ч і в  включає  в себе:

          — складання графіка прийому;

          — визначення годин прийому: обладнання  місця прийому;

          — організація прийому;

          — власне прийом відвідувачів.

          Приміщення для прийому повинно бути поділене на дві частини — приймальню та кабінет.

          Приймальня має бути пристосована для цього,  мати відповідні меблі для відвідувачів, а також місце, де буде  знаходитися секретар. Доцільно мати рекламні проспекти фірми чи наочні матеріали.

          Секретар повинен  підготувати графік прийому, узгодити його з керівником.

          Графік не повинен порушуватися.

          Службові питання слід вирішувати в робочі години, а приватні — в інший час.

          У секретаря має бути журнал реєстрації відвідувачів та надходження документів, у якому фіксується потік відвіду-

63

вачів. Необхідно дотримуватися графіка та тимчасового терміну.

          Під час прийому кожен виконує свої функціональні обовязки.

          Обовязок секретаря ввічливо і тактовно зустріти відвідувача, записати його, перевірити особисті документи (якщо це потрібно та доцільно).

          Відвідувач повинен власно зявитися на прийом, зайти першим, привітатися (незалежно від посади), а після закінчення розмови подякувати за увагу.

          Керівникові доцільно весь час, передбачений графіком, приділяти відвідувачеві, бути коректним, ввічливим, доброзичливим господарем.

          Коли відвідувач заходить, господар кабінету має встати, привітатися, запросити сісти, а потім сідає сам.

          Тон розмови повинен бути діловим, зацікавленим, доброзичливим, спокійним, темп розмови — неспішним.

 

 

6.4. Етикет у веденні діалогу

 

          Мистецтво живого слова впливає одночасно на думку і на почуття людини. Етика спілкування передбачає вживання займенників ти і Ви. Залежно від ситуації діалогічного мовлення, вікових особливостей, характеру бесіди (приватна чи службова) певних традицій вживається відповідна форма займенника. Поширене звертання на Ви до осіб старших за віком від мовця або до малознайомих (Ви — ввічливе, шанобливе). Службовий діалог, який не носить приватного характеру, вимагає вживання пошанної форми займенника Ви. Але інколи існує ще й начальницьке ти, яким окремі начальники хочуть підкреслити свою зверхність над підлеглим, нерівність у спілкуванні.

          Вживання нормованої літературної мови в діалогічному процесі — одна з норм етичної категорії. Наведемо найпростіший приклад мовного етикету. Ввічливість при спілкуванні вимагає від нас знання імені та по батькові того, з ким спілкуєшся. Застосування його при вітанні, звертанні, запи-

64

таннях — обовязкове. Про це треба завжди памятати. Існують різні форми ввічливості:

          — к о р е к т н і с т ь — підкреслено офіційна, суто службова, і дещо сухувата, прохолодна ввічливість;

          — ш а н о б л и в і с т ь — ввічливість, яка підкреслює повагу до людини;

          — л ю б я з н і с т ь — прагнення бути приємним і корисним;

          — д е л і к а т н і с т ь — ввічливість поєднана з мякістю й розумінням внутрішнього стану людини.

          Під час спілкування необхідно слідкувати за тоном голосу, який завжди повинен бути спокійний, коректний, ввічливий.

          На превеликий жаль, сьогодні можна почути не тільки підвищений тон з боку деяких керівників, але й зауваження, пересипані лайкою, цинізмом, грубістю і т.ін. У школах, вищих навчальних закладах не завжди приділяється належне етичному вихованню молоді, а це негативно позначається на загальній культурі людини.

 

 

6.5. Культура мовлення юриста

 

          Культура мовлення юриста тісно повязана із загальною культурою людини, етичними нормами поведінки та професійною етикою. Тому назване питання розглядається також в інших навчальних дисциплінах, зокрема Естетика та Ораторське мистецтво.

          Культура мовлення передбачає володіння нормами усної та писемної літературної мови (правилами вимови, наголосу, слововживання, граматики, стилістики), а також уміння використовувати виражальні засоби мови в різних умовах спілкування відповідно до мети і змісту мовлення. Окрім того, що юрист повинен дотримуватись правильності мови, тобто знати літературні норми, він мусить бездоганно володіти мовною майстерністю. Це не тільки дотримання норм літературної мови, але і здатність вибирати з існуючих варіантів найбільш точний щодо смислу, стилістично й ситуативно до-

65

речний, виразний і т.ін. Висока культура мовлення передбачає й високу загальну культуру людини, культуру мислення, свідому любов до мови. Мовна культура характеризується також лаконізмом і логічністю у висловленні думки, стислістю, відсутністю зайвих слів, словосполучень, уникнення повторів, вживання професійної термінології (залежно від умов спілкування). Якщо ділове спілкування ведеться з професійно непідготовленими людьми, слід обережно вживати юридичну термінологію, замінюючи її по можливості загальновживаною лексикою.

          Однією з важливих рис, притаманних юристу, є вміння переконувати інших. Для цього треба зрозуміти чинники, які впливають на поведінку людини. Більшість людей під час розмови не думає про слухачів, їхнє прохання, інтереси й погляди, спосіб мислення. Аргументи вони підбирають з огляду на те, як ці аргументи діють на них самих. Не прагнуть виявити мотиви, якими людина керується у своїй поведінці, не можуть відірватися від свого субєктивного погляду на речі і подивитися на них з іншого боку. І лише випадково, коли пощастить, вони знаходять відповідні аргументи, які можуть переконати іншого. Мова й аргументи мають бути упорядковані так, щоб вони відповідали способу мислення, бажанням, переконанням й поінформованості співбесідника. Вплив мови значною мірою залежить від її характеру. Якщо мова суха, невиразна, монотонна, то навряд чи вона схвилює когось із слухачів. Горацій якось сказав: Якщо хочеш примусити мене заплакати, то насамперед мусиш заплакати сам. Рівень високої культури мовлення юриста, вміння оперувати всім лексичним і фразеологічним багатством української мови, доречне використання розмовних засобів спілкування (міміка, жести, контакт за допомогою очей тощо) у поєднанні з високими етичними манерами (ввічливість, тактовність, вміння вчасно помовчати, управляти своїм настроєм і т.ін.) створять обєктивне враження про вас як юриста високого фаху. На превеликий жаль, високий рівень мовної культури не став загальнонаціональним, серед юристів ще багато таких, що користуються українською мовою лише в побуті, без належної уваги до її правильності, чистоти, естетичності. Культура мо-

66

влення не дається людині від народження, вона набувається в процесі спілкування. Тому людина повинна дбати про якість свого мовлення в будь-якій ситуації спілкування: в побуті чи на виробництві, у науковій чи освітньо-виховній роботі, висловлюючись усно чи письмово. Адже мовна культура — це надійний засіб у вираженні  незалежності думки. Культура мовлення передбачає вироблення етичних норм міжнаціонального спілкування, які характеризують загальну культуру юриста.

 

 

7. культура телефонної розмови

 

7.1. Особливості телефонної розмови

 

          Телефонна розмова, один із видів ділової розмови, — найшвидкіший спосіб звязку в сучасному житті, що робить можливим вирішити багато проблем, установити контакти, домовитись про зустріч, дати консультацію, обумовити й узгодити важливу ділову зустріч тощо, не вдаючись до безпосереднього спілкування. Проте телефон може стати і справжньою бідою, якщо не вміти ним користуватися, нехтувати правилами ділового спілкування телефоном.

          Телефонна розмова має свої особливості. Насамперед це повязано з тим, що співрозмовники не мають між собою зорового контакту, можуть бути незнайомі. Однак це не позбавляє учасників розмови від будь-якої відповідальності поводити себе так, ніби ваш співрозмовник перед вами. Тому міміка, жести, вираз обличчя, очей, інші форми й сегменти наочної комунікації повинні відповідати загальним правилам офіційного спілкування. Втім найважливішим є використання всього різномаїття можливостей мовлення (фонетичних, інтонаційних, лексичних, граматичних, емоційно-виражальних  та ін.).

          Під час телефонного спілкування важливо памятати, що розмова має бути по можливості стислою, чіткою, зрозумілою.

          Розмова має описувати факти, явища та події, виділя-

67

ючи найбільш важливу інформацію, ситуативні обставини тощо. Має бути витримана логіка побудови блоків інформації, структура та система, елементи яких виділяються логічним наголосом із урахуванням інтересів слухача.

          Міркування не є характерним видом тексту для офіційної телефонної розмови, оскільки потребує багато часу на докази. Цей вид, який переважно монологічний, слід відкласти до особистої зустрічі. Перед тим, як зателефонувати, важливо обміркувати, про що необхідно повідомити, яку інформацію отримати, тому треба чітко формулювати свої запитання.

          За статистикою, під час телефонної розмови 1/3 часу витрачається на паузи між словами та вираження своїх емоцій, що і формує нечіткість фраз, недомовленість.

          Такі розмови час не економлять і, можливо, тому найчастіше водночас з телефонним номером нам повідомляють номер телефаксу — тут ніяких емоцій, тільки інформація.

          Оскільки ділові партнери здебільшого спочатку знайомляться телефоном заочно, дуже важливо справити на свого співрозмовника приємне враження. Для цього необхідно дотримуватися головних правил телефонної розмови.

 

 

7.2. Основні компоненти телефонної розмови

 

          Службова телефонна розмова складається з таких елементів:

— момент встановлення звязку;

          — виклад суті справи;

          —заключні слова, знак, що розмову закінчено.

          Важливим є момент встановлення звязку, який у людей багатослівних і неорганізованих забирає чимало часу і зусиль.

          Перші фрази в службовій розмові повинні вказувати не лише на те, що звязок між сторонами встановлений  (Алло! — Я слухаю! Слухаю! Вас слухають!), але визначити ці сторони. Службова особа, знявши слухавку, може одразу ж назвати своє прізвище або місце роботи (деканат, факультет

68

№ 2, кафедра культурології). Той, хто починає розмову, повинен назвати своє прізвище, імя та по батькові, а також сказати, від чийого імені він телефонує (установа, службова розмова та ін.). Розуміється, у відповідь теж називають себе й установу або себе й свою посаду (при цьому сторони вітаються).

          Якщо той, хто телефонує, забув назвати себе, співрозмовник змушений запитати: Пробачте, з ким я розмовляю? — щоб не витрачати зайвого часу. Так само не слід сподіватися, що ваш голос обовязково впізнають. Це може викликати непорозуміння й забирає час у ділової людини. На анонімний дзвінок можна не відповідати й покласти слухавку, якщо для анонімності в людини немає підстав (підставою може бути страх, хвилювання, невміння розпочати розмову).

          Коли той, хто телефонує, не впевнений у правильності набраного номера, він послуговується формулою: Пробачте, це деканат? Пробачте, це Маргарита Борисівна?

          Якщо ви помилились номером, слід ще раз вибачитися й припинити розмову словами: Пробачте, це помилка.

          Коли хочуть розмовляти не з тим, хто взяв слухавку, а з кимось іншим, тоді кажуть: Добрий день! Чи можу я попросити до телефону Івана Степановича?  На це звичайно відповідають: Добрий день. Одну хвилинку, я зараз передаю слухавку, або Прошу зачекати, або На жаль, Іван Степанович вийшов, буде о третій, або Є його колега. Будете розмовляти?

          Вибір відповіді залежить від конкретної ситуації.

          Назвемо початки фрази, які вважаються ознакою   о с о б л и в о ї  ввічливості:

                   Чи можна попросити…

                   Ви можете покликати…

                   Вам не важко попросити…

          В офіційному звертанні телефоном неприпустимою є форма — Петренка (без привітання, без Будь ласка чи прошу, без посади або імені та по батькові, без пані чи пана).

          Існує й низка  в в і ч л и в и х  ф о р м  в і д м о в и:

          Вам не складно буде зателефонувати ще раз? На жаль, його ще нема, ви не змогли б зателефонувати за  годину?

69

          В и к л а д  с п р а в и — це введення в курс справи, постановка питання, обговорення ситуації, позитивна або негативна відповідь. Кожен із цих етапів слід будувати чітко, коротко, без зайвих подробиць. Обговорення певної ділової ситуації — найважливіший і найдовший за часом тривання етап будь-якої телефонної розмови. Лаконізм тут досягається за рахунок детально продуманого переліку головних і другорядних питань, які вимагають конкретної й короткої відповіді.

          Встановлено, що короткі фрази легше сприймаються на слух, ніж довгі та ще й ускладнені подробицями й повторами.

          Розмова телефоном не повинна перетворюватися в монолог: викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію частинами, по можливості частіше робити паузи, щоб міг висловитися співрозмовник.

          Коли співрозмовник зупиняється, він цим самим подає знак, що чекає підтвердження зрозумілості викладеного, а тоді продовжить думку. Пауза може означати, що якась частина розповіді закінчена, думка завершена. Це створює певний ритм у розмові й дає можливість уникнути перебивання, переривання думки, що особливо неприємно в певних ситуаціях.

          Загалом уміння вести телефонну ділову розмову значною мірою полягає якраз у тому, щоб своєчасно зробити паузу й тим самим дати можливість співрозмовникові висловити своє ставлення до питання, що обговорюється.

          І н і ц і а т и в а  з а к і н ч е н н я  р о з м о в и  належить звичайно тому, хто зателефонував, але якщо співрозмовник значно старший за віком або службовим становищем, слід дати можливість закінчити розмову йому. Молодший за віком чи становищем може лише повідомити старшого про те, що він уже зясував усі питання які в нього виникли. Розмову закінчує старший, але при всій віковій чи службовій відстані між співрозмовниками вони однаково повинні вживати обовязкові формули ввічливості (Добрий день! Прошу! Будь ласка! Будьте любязні! Дякую за увагу! До побачення!).

          Якщо з якихось причин звязок під час розмови переривається, то знову набирає номер той, хто телефонував.

70

          Іноді викликаний до телефону службовець може ввічливо сказати, що з тієї чи іншої причини поспішає закінчити розмову. Одна з таких причин — наявність у кабінеті відвідувача або службової особи.

 

 

7.3. Етикет у телефонній розмові

 

          Використовуючи телефон у діловому чи приватному спілкуванні, слід памятати, що за допомогою нього можна як покращити, так і погіршити стосунки. Телефоном можна образити чи навіть принизити людину, розвеселити її і вселити надію. Тому під час телефонної розмови необхідно бути ввічливим, коректним, уважним, дотримуватись загальних правил етикету. Невміння користуватися телефоном, використовувати його в особистих цілях — це порушення виробничої дисципліни.

          Ведення надто довгих службових розмов — це прояв безцеремонності та неповаги до тих, хто теж чекає звільнення телефону.

          Коли той, хто телефонував, представляється, часто звучать слова Вас турбує  такий-то. Це ввічлива форма, без-сумнівно, але є в ній відтінок якогось самоприниження, запобігання ласки. Тому краще знайти іншу, не менш ввічливу, але нейтральну форму: Моє прізвище — Симоненко. Я доцент кафедри кримінального права. У мене до Вас така справа…

          Довідки телефоном дають чітко, діловито, але спокійно, ввічливо й не припиняють розмову до того часу, поки співрозмовник не зрозуміє все те, що йому було сказано (біля службового телефону, яким користуються всі, має бути блокнот для записів, телефонна книга, список службових адрес і телефонів).

          У години прийому відвідувачів телефон або вимикають зовсім, або ведуть розмову лише в невідкладних випадках.

          При безпосередньому звертанні до свого співрозмовника його слід називати на імя та по батькові або на прізвище з обовязковим вживанням назви посади, звання чи слова до-

71

бродій (залежно від ситуації).

          Якщо ви не запамятали прізвища чи імені та по батькові вашого співрозмовника, краще вибачитися й перепитати ще раз, ніж користуватися займенником Ви та фігурами умовчання. Надмірна ввічливість у телефонній розмові недоречна (Будь ласка, попросіть, будьте любязні, якщо вам не складно…). Така церемонія зайва. Це тільки затягує розмову, викликає роздратування.

          Якщо ви домовились про телефонний дзвінокк, але не впевнені, що про вас памятають, слід нагадати останню розмову, назвати себе. У такий спосіб ви позбавите співбесідника від непотрібного вступу, під час якого він буде судорожно згадувати, хто ви або про що він з вами домовлявся.

          Інколи доводиться телефонувати через секретаря, тоді він попросить вас назвати причину дзвінка — це обовязок секретаря, і до нього слід поставитись із розумінням та повагою. Секретар також мусить бути любязним, якщо навіть наполегливо просить назвати мету дзвінка. Недопустимі з боку секретаря односкладні відповіді, приміром: “Зайнятий, на нараді, сьогодні не буде”. Обовязково поцікавтесь, хто і у якій справі телефонує, якщо є можливість, переадресуйте дзвінок до потрібної особи, якщо ні — порадьте, коли краще зателефонувати. Слід памятати, що під час відповіді телефоном ваш голос повинен звучати так, ніби ви хочете сказати: Який я щасливий, що можу надати послугу!.

          Розмовляючи телефоном, намагайтесь, щоб фрази були по можливості коротшими, питання чіткими і стислими.

          Не ставте кілька питань підряд, зробіть паузу, щоб почути відповідь.

          Ніколи не перебивайте співрозмовника. Не кричить, але і не шепчіть скоромовкою, слідкуйте за своїм тоном.

          Треба враховувати, що слова більш виразно звучать після паузи, а найважливіше можна виділити інтонацією.

          Не забудьте повторити кілька разів дату зустрічі, номер телефону, прізвище і взагалі все те, що вважаєте за потрібне і що обовязково повинен запамятати ваш співбесідник.

          Якщо ви говорите щось неприємне, не виділяйте ці слова інтонацією. Вас не бачать, а реакція на слова, особливо

72

підкреслена інтонацією, може образити.

          При розмові про третю особу її слід теж називати на імя та по батькові або на прізвище (говорити увесь час лише він неетично).

          Тільки близьких друзів і знайомих можна поздоровити телефоном зі святом чи сімейною подією, запитати про стан здоровя хворого члена родини. Людей, із якими ви підтримуєте офіційні стосунки, поздоровляти слід особисто.

          Висловлювати співчуття телефоном неприпустимо (лише особисто або листом).

          Просити про послугу телефоном можна лише людину, близьку вам, або рівну вам за своїм службовим становищем. Подякувати за послугу телефоном можна, але при нагоді подяку варто повторити в особистій розмові.

          Перш ніж зателефонувати комусь додому, треба уваж-но вибрати час (не слід цього робити рано-вранці, пізно увечері, не кажучи про ніч).

          Не слід у приватних справах звертатися до приятеля чи знайомого по службовому телефону. Так само не слід у службових справах телефонувати додому, та ще й пізно, без потреби.

          Не слід викликати до телефону незнайому або малознайому людину й просити її про щось, у таких випадках звертаються особисто.

          Телефоном не користуються при розвязанні складних і відповідальних питань, тому що заочною розмовою можна завдати справі непоправної шкоди.

          Останнім часом фірми, приватні особи послуговуються автовідповідачами. У відповідь можна почути: Вас вітає абонент номер… (назва установи, підприємства чи закладу). Якщо ви маєте бажання передати інформацію, просимо це зробити після сигналу. Дякуємо. У цьому випадку ви повинні дочекатися сигналу, після якого ввічливо привітатися, назвати себе та перейти до стислого викладу справи. Текст обовязково закінчити формулами етикету, потрібними в цьому випадку (Дякую за увагу або Побачимося завтра, Зателефоную пізніше тощо). Не намагайтеся розмовлятися з автовід-повідачем або різко обривати текст повідомлення.

73

8. культура української мови

 

8.1. Орфоепічні норми української мови

 

          О р ф о е п і я — це система загальноприйнятих правил літературної вимови, які забезпечують звукове оформлення мови відповідно до національних норм. Норма визначає літературну мову.

          Щоб говорити правильно, треба, в першу чергу, добре знати структуру мови. Але говорити правильно ще не означає говорити красиво — для такого мовлення необхідне й уміння підібрати в конкретній ситуації спілкування найбільш доречний, стилістично й експресивно виправданий варіант літературної мови.

          Українська літературна мова, як і кожна літературна мова, має усталені орфоепічні норми, що є обовязковими для всіх, хто розмовляє нею.

          Розглянемо найважливіші норми української літературної вимови.

          Голосні [а], [у], [і] завжди вимовляються чітко і виразно як під наголосом, так і в ненаголошеній позиції: [сад], [пйат], [лублу], [ден], [пен’], [задачі], [бувати].

          Ненаголошений [е] вимовляється з наближенням до [и]: несла — [неисла], [неисе], під наголосом — чітко: [села], [весни].

          Голосний [и] під наголосом завжди вимовляється чітко: [мир], [писар], в ненаголошеній позиції — наближено до [е]: [пиесати], [жиет:еві], [миеслител].

          Ненаголошений [о] здебільшого не змінюється у своїй вимові: [коса], [роса], [лоза], лише перед складом з наголошенням [у] в основі слова звук [о] вимовляється з наближенням до [у]: [коужух], [гоулубка].

          Приголосні звуки.

          1. Дзвінкі приголосні [б], [д], [г], [з], [ж], [дж], [дз] у кінці слова в українській літературній мові не оглушуються: [граб], [ніж], [ворог], [вїз[, [дід]. У російській мові оглушення в кінці слова є нормою: дуб — [дуп], сторож — [сторош].

74

          2. Префікс роз- і прийменник-префікс без- — у вимові може зберігати і втрачати дзвінкість [з]: [без тебе] і [безс тебе], [беизплатно] і [беизсплатно].

          3. Прийменник і префікс з перед глухими приголосними вимовляється глухо: [зс ким], [зс пола].

          4. Глухі приголосні перед дзвінкими в середині слова вимовляються дзвінко: боротьба — [бородба], молотьба — [молодба], просьба — [прозба].

          5. Губні [б], [п], [в], [м], [ф] у кінці слова і перед [а], [о], [у], [е], [и] вимовляються твердо: [гриб], [виступ], [фабрика], [миша].

          6. Звук [в] в українській мові ніколи не оглушується, а навпаки, соноризується: [заутра], [кроу]. У російській мові — [кроф], [лубоф].

          7. Звук [р] в українській мові завжди твердий у кінці слова і складу: [секретар], [лікар], [Харків], [воротар].

          8. Звук [л] в українській мові вимовляється твердо перед [а], [о], [у]: [логіка], [лукавий], [лектор].

          9. Шиплячі [ж], [ч], [ш], [дж] в українській мові тверді [н’іч], [р’іч], [чути], [чеитвер], [широко].

          10. Зубні приголосні [з], [ц], [с], [н], [д], [т] перед дальшими мякими приголосними можуть помякшуватися: світ — [світ], сльози — [слози], цвіт — [цвіт].

          1. Вимова голосних звуків у словах іншомовного походження в основному не розходиться з нормами вимови слів української літературної мови. Проте в їх вимові є й деякі особливості. Головні з них такі:

          а) ненаголошені [о] перед складом з [у] вимовляється чітко, виразно і ніколи немає відтінку звука [у]: [документ];

          б) ненаголошений [е] на початку слова і після голосного в середині слова також вимовляється чітко, виразно: [експрес], [екстерн], [ефект].

          В українській літературній мові не допускається вживання [і] замість [и]: [інстітут] натомість [інститут].

          2. Голосний [і] в середині слова після іншого голосного завжди йотується: [егойізм], [архайізм] — егоїзм, архаїзм.

          На початку кореня після головного, який належить до префікса або є сполучним звуком у складеному слові, голос

75

ний [і] не йотується: [антиімперіал’ізм].

          3. Приголосний звук перед [е] в словах іншомовного походження, як і у власне українських словах, вимовляється твердо: [генезис]; [ген’ій].

          4. Звук [г] незалежно від його походження  з [h] чи з [g] у словах, запозичених з інших мов, вимовляється як гортанний фрикативний приголосний: [аванhард], [аhроном].

          5. У деяких словах української мови запозичені слова зберігають проривний дзвінкий: [ґрунт,], [обґрунтувати], [ґудзик], [ґатунок].

         

 

8.2. Милозвучність української мови

 

          Звуки в словах та реченнях організуються так, щоб їх було легко вимовляти і щоб вони були розбірливі для того, хто слухає. Це одна з найважливіших умов милозвучності мови.

          Милозвучність досягається природним чергуванням у мові окремих голосних і приголосних звуків, а також можливістю вживати деякі слова в різних формах, не змінюючи їх значення.

          Для усунення збігу голосних і приголосних звуків українська мова має спеціальні засоби:

          1. Найважливішим засобом милозвучності мови є чергування у-в та і-й: день у день, рука в руку, підняв угору, піднявся вгору, море й степ, степ і море, дощ іде, дощ не йде.

          В іншомовних словах та в деяких словах переважно книжного походження нема чергування цих голосних: вступив до інституту, виконав вправу, зайшов до університету.

          Іноді прийменник-префікс у вживається у формі ув, уві, вві: уві сні, ввібрати, увійти.

          2. У кінці деяких префіксів, прийменників або прислівників можуть додаватися або відкидатися голосні звуки, наприклад: переді мною — перед тобою, знову промовив — знов обізвався, пізніше сталося — пізніш усвідомив.

          Прийменник з може мати форми із, зі  або зо, наприклад: Лиш де-не-де прокинеться пташка, непевним голосом

76

обізветься зі свого затишку. (М. Коцюбинський).

          3. Після приголосних вживаються частки  би, же після голосних — б, ж: зробив би, зробила б; як же, що ж.

          4. Перед приголосними вживаються форми дієслів із  -ся, перед голосними — -ось: повернемося вночі — повернемось уночі. Але після приголосних завжди пишеться -ся: дивишся, дивився.

          Милозвучності можна досягти також певним добором і розташуванням слів:

          1) будуючи речення, необхідно стежити, щоб на межі слів не виникало збігу однакових звуків: ці цікаві розповіді — ці захоплюючі розповіді;

          2) не слід допускати римування слів у прозі: любов людини до батьківщини — любов людини до рідної землі.

          Враховуючи ці та інші правила милозвучності української мови, мовець досягає красивого звучання мови, мелодійності, високої культури мови.

 

 

9. стиль ділових паперів

 

          О ф і ц і й н о - д і л о в и й  стиль мовлення в писемній формі виражається в різноманітних службових документах. Стиль документа відрізняється як складом і характером поєднання мовних засобів, так і закономірністю їх вживання.

 

 

9.1. Вимоги до стилю ділових паперів

 

          1. Дотримання норм сучасної української літературної мови та офіційно-ділового стилю.

          2. Мотивованість у вживанні слів у тексті, термінів (зокрема юридичних), зумовлених змістом, тематикою документів, сферою їх використання.

          3. Використання стійких словосполучень, словесних штампів, синтаксичних конструкцій, наприклад: встановити факти, вказаний вище, ми, що нижче підписалися та ін.

          4. Мінімальне використання ускладнених синтаксич-

77

них конструкцій — речень з дієприкметниковими та дієприслівниковими зворотами.

5. Широке вживання віддієслівних іменників, які забезпечують потрібний стиль документа (вести пошук, зробити огляд, давати вказівки тощо).

          6. Заміна складних речень простими.

          Основним реквізитом будь-якого документа є текст. Готуючи текст документа, необхідно дотримуватись таких основних принципів.

          Обєктивність змісту документа виявляється в точній, конкретній передачі фактів, подій, явищ. Особистий момент у їх оцінці повинен бути зведений до мінімуму, а в деяких документах взагалі відсутній.

          Більшість службових документів укладається не від першої, а від третьої особи, тому займенники, розуміється, замінюються іменниками (ректорат просить, Міністерство не заперечує або  просимо, прошу надати… тощо).

          Логічна послідовність викладу інформації досягається за рахунок встановлення причинно-наслідкових звязків між фактами, а також чіткого планування тексту документа. Логічність викладу тексту у документі може реалізуватись і завдяки протиставленню (однак, проте), логічного підтвердження черговості (спочатку, одночасно, потім), вираження мети (з метою, тому), результативності (отже, таким чином).

          Лаконічність викладу інформації досягається заміною простих речень складними, вживанням загальноприйнятих скорочень. Слід уникати зайвих слів, повторень, багатослівної аргументації, щоб сутність розглядуваного питання була очевидною і уникнути плутанини навіть у викладі окремих деталей справи.

          Переконливість викладу досягається завдяки попередньому обдумуванню змісту, добору аргументів і доказів.

          Ясність викладу, точність опису — важливі вимоги до тексту документа, які тісно повязані між собою. Ці характеристики забезпечуються завдяки точному добору потрібних слів, правильному використанню термінів, униканням вузькофахових професіоналізмів.

78

          Повнота інформації полягає в тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа думки мають у тексті своє словесне вираження, нічого не треба додавати чи пропускати.

          Типізація мовних засобів. Головне при читанні документа — пошук необхідної інформації, який полегшують так звані типізовані звороти або ключові слова.

          Вони дають можливість встановити частини тексту документа (встановив — дослідницька частина, постано- вив — резолютивна частина постанови) або визначити вид документа (це слова, вміщені у формуляр: Наказ, Вирок, Довідка — і в самому тексті документа, наприклад: надсилає- мо — у супровідному листі, пропонуємо укласти угоду — у листі пропозиції).

         

 

9.2. Документи з високим ступенем стандартизації

 

          Однією з найбільш характерних рис офіційно-ділового стилю є  п р о ц е с  с т а н д а р т и з а ц і ї.

          Стандартизація мови ділових паперів — це насамперед встановлення правил добору слів і термінів, побудови словосполучень і речень, широке використання готових, уже усталених формул, трафаретів, штампів. Їх використання повністю виправдане, бо полегшує процес укладання типових текстів. Завдяки стандартизації мови ділових паперів досягається скорочення невиправданої інформаційної надлишковості в документі за рахунок так званої економії мовних засобів.

          Відтак всі ділові папери за способом викладу матеріалу поділяють на документи з  в и с о к и м   т а   н и з ь к и м   с т у п е н я м и   с т а н д а р т и з а ц і ї.

          Документи з  в и с о к и м   с т у п е н е м   с т а н д а р- т и з а ц і ї — це документи, в яких передбачено формуляр, а також  слова, словосполучення, речення, що містять у собі певну інформацію і завершеність думки, крім цілком конкретних даних. Для таких даних у бланку залишається декілька незаповнених місць, наприклад: атестат, паспорт, особистий листок обліку кадрів, повідомлення про проведений обшук,

79

постанова про призначення громадським позивачем тощо.

          Щоб укласти документ із високим ступенем стандартизації, треба виконати такі дії:

          — вибрати серед стандартних конструкцій потрібні для конкретного випадку;

          — заповнити формуляр;

          — побудувати за готовими зразками необхідні словосполучення і речення, які не передбачені формуляром бланка.

          Стандартні мовні конструкції виникають у результаті однотипності ситуацій, які неодноразово повторюються в процесі писемного ділового спілкування. Повторення слів і словосполучень утворюють своєрідний постійний зміст документа, який використовується в конкретних ситуаціях офіційного спілкування. Крім того стандартизовані одиниці ділового стилю мають певне місце у змісті документа, яке змінюється лише в разі зміни призначення документа і конкретної мовної ситуації.

          Стандартизовані мовні звороти вимагають мінімального напруження розуму і прискорюють процес укладання документів. Одержати необхідну інформацію в документах із високим ступенем стандартизації можна шляхом пошуку ключових слів і типізованих зворотів.

 

 

9.3. Документи з низьким ступенем стандартизації

 

          Документами такого типу є ділові папери, у яких заздалегідь передбачено і сформульовано лише окремі найзагальніші компоненти формуляра, а спосіб викладу інформації залежить від мовної ситуації, обставин ділового спілкування і, розуміється, від змісту документа. До таких документів належать автобіографія, характеристика, доручення, розписка, звіт та ін.

          У документах із  н и з ь к и м   с т у п е н е м   с т а н- д а р т и з а ц і ї   головним реквізитом є текст. Викладаючи думку чи подаючи певну інформацію, слід знати способи їх викладу, логічно, послідовно, ясно, точно, переконливо і обєктивно передавати всі дані про події, явища, факти чи

80

конкретних осіб.

          Текст документа, в основному, складається з двох частин. У першій частині подається підстава складання документа, обґрунтовується його межа, необхідність, у другій — пропозиції, розпорядження, прохання, висновки, ухвали. Навіть коли текст документа містить лише одну фразу, вона також складається з цих двох елементів. Хоча бувають випадки, коли текст документа має тільки заключну частину, наприклад: у листах і заявах висловлюються прохання без мотивування, а в наказах подається розпорядження без преамбули.

          Також слід зазначити, що текст документа має декілька логічних елементів — це  в с т у п, д о к а з и,  з а к і н-  ч е н н я. У вступі вказуються причини складання документа, часто наводяться посилання на інші документи, які були підставою для укладання даного документа. У доказах викладається суть питання, аргументи, факти, подаються цифрові дані, що обгрунтовують правильність порушуваного питання. У закінченні формулюються основні думки, висновки (хоча висновки інколи можуть подаватися після доказів) прохання, пропозиції, згода чи відмова.

          Залежно від змісту документа в тексті використовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий — коли за вступом ідуть докази й висновки, а зворотний, коли спочатку подаються висновки, а по- тім — докази.

          Документи з низьким ступенем стандартизації, тексти яких будуються у зворотному порядку: листи, пропозиції, прохання, відмови, доповідні, пояснювальні записки тощо.

          У деяких документах поєднуються всі три способи викладу, наприклад, в атестаційній характеристиці.

          Текст складних документів (інструкції, положення, статути, звіти, огляди тощо) поділяється на складові частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти (позначаються арабськими цифрами). Розділи і підрозділи тексту мають заголовки, які повинні коротко виражати сутність їх змісту.

          Документи з низьким ступенем стандартизації фіксують конкретні факти, дають широку повноту відомостей, розглядають поставлену проблему всебічно. І тому надзвичайно

81

важливо дотримуватись під час складання тексту таких документів чіткості, точності, логічності викладу, уникати зайвих слів, повторів, складних синтаксичних конструкцій. Необхідно так побудувати виклад, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти якомога більше необхідної інформації і своє обєктивне ставлення до неї.

          У документах із низьким ступенем стандартизації добір слів та словосполук щоразу залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на  р о з п о в і д і,  о п и с и,   м і р к у в а н н я.

          У  р о з п о в і д і  йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, у якій вони відбувалися насправді (автобіографія, пояснювальна записка, протокол).

          В  о п и с і  характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).

          М і р к у в а н н я м  називається вид тексту, де логічні визначення, думки й умови розкривають внутрішній звязок і, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні види доказів — дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

 

 

10. характеристика цивільно-процесуальних та кримінально-процесуальних документів

 

          Особливе місце в структурі кримінально-процесуаль-ної форми посідає  у к л а д а н н я документів. Процесуальні акти становлять так звану матеріалізовану частину процесуальної форми.

          Відповіді на всі правові питання містяться в процесуальних документах. Їх укладають органи розслідування, прокуратури, суду.

          Згідно із законом фактичний матеріал повинен бути одержаний в установленому порядку, у певних часових межах

82

і, розуміється, зафіксований у відповідних документах. Інакше вони не матимуть юридичної сили.

          Дотримання процесуальної форми і правильне офор- млення процесуальних документів дозволяють встановити істину, зміцнюють законність, захист прав і свобод громадян нашої держави.

          Особливістю кримінально-процесуальних документів є те, що їх оформлення передбачає застосування уніфікованих стандартних форм. Як правило, це бланки, але використовуються ще й зразки процесуальних актів, в яких міститься не лише повторювана інформація, а й типові особливості конкретного виду документа, повязані як з розміщенням реквізитів документа, його форми, так і з самим змістом документа.

          Слід зазначити, що на практиці юристи часто використовують бланки і зразки певних процесуальних актів, котрі не завжди відповідають вимогам закону і де порушуються норми, передбачені офіційно-діловим стилем мовлення сучасної української мови, в якому існують загальні вимоги до оформлення службових документів, що розповсюджуються на всі сфери ділового спілкування.

          Кримінально-процесуальна діяльність передбачає низ-ку стадій прийняття рішень і укладання документів у кримінальній справі. Прийняте рішення оформлюється письмово у вигляді процесуального акта (постанова, протокол та ін.).

          Поняття процесуальний акт поєднує в собі два моменти: по-перше, це певні кримінально-процесуальні документи, по-друге, — дії учасників кримінального процесу.

          Залежно від призначення, функцій та суті кримінально-процесуальних актів існує така класифікація.

          1. С л і д ч і (протоколи допиту, очних ставок, обшуку тощо) і  с у д о в і  (протоколи судового засідання, окремі ухвали) [ст. 19 КПК України].

          2. К р и м і н а л ь н о - п р о ц е с у а л ь н і, які не є слідчими: в них не закріплюються і не перевіряються докази. Вони можуть бути:

          — оперативно-виконавчі (повістка, постанова про призначення експертизи тощо);

          — такими, що встановлюють процесуальне становище

83

особи (постанови про визнання потерпілим, цивільним позивачем, цивільним відповідачем);

          — такими, що забезпечують права особи (протокол ознайомлення з матеріалами справи);

          — такими, що запобігають правопорушенню (подання) тощо.

          3. О с н о в н і  і  д о п о м і ж н і.  В основних документах подається підсумок певної діяльності (постанова про закриття справи, обвинувальний вирок). Допоміжні акти забезпечують законне і обґрунтоване прийняття основного рішення; вони можуть бути початковими (протокол-заява) і проміжними (протоколи допиту, огляду місця події).

          4. К о л е г і а л ь н і  й  о д н о о с о б о в і  а к т и.  Колегіальним органом виступає суд. Слідчий прокурор, органи дізнання приймають рішення одноособово під час попереднього розслідування та закріплюють його у відповідних документах.

          5. О б о в я з к о в і  й  ф а к у л ь т а т и в н і  акти. Обовязкові документи укладаються в будь-якій справі (постанова чи ухвала про порушення кримінальної справи). Факультативними є документи, що укладаються не в усіх справах (огляди, приводи, обшуки).

          6. А к т и,  які можуть бути такими, що н а б р а л и   і н е   н а б р а л и  ч и н н о с т і. Такими можуть бути вирок, ухвала , постанова суду.

          Характеристика основних кримінально-процесуаль-них документів.

          П р о т о к о л  (п. 20, ст. 32 КПК України) - це документ, повязаний з проведенням слідчих і судових дій, про їх зміст і результати. Загальний порядок укладання протоколу слідчої дії викладено в ст. 85 КПК України. Окрему групу утворюють протоколи засідань суду (ст. 84 КПК України). Реквізити протоколів цього типу вказані в ст. 86, 87 КПК України.

          П о с т а н о в а — це рішення слідчого, прокурора,   органу дізнання, судді (п. 14, ст. 32 КПК України) про порушення справи тощо. Загальні реквізити постанови містяться в ст. 130 КПК України.

84

          У х в а л а  - документ, у якому фіксуються всі рішення (окрім вироку), які постановив суд першої інстанції, а також рішення касаційної інстанції в колегії в кримінальних справах Верховного Суду України (п. 13, ст. 23 КПК України). Зміст ухвали касаційної інстанції подано в ст. 378 КПК України, розпорядчого засідання — ст. 250 КПК України.

          У х в а л а  — це колегіальний судовий акт. Він складається із вступної, мотивуючої і резолютивної частин  (ст. 378 КПК України).

          П о д а н н я — документ, який укладає слідчий, прокурор,  особа, що проводить дізнання, відповідно до вимог  ст. 23, 231 КПК України.

          О б в и н у в а л ь н и й  в и с н о в о к  — документ, у якому слідчий чи прокурор остаточно формулює своє ставлення до винності обвинуваченого у вчиненому злочині; це підсумковий документ попереднього слідства. Зміст і реквізити обвинувального висновку та додатків до нього подано в  ст. 223, 224 КПК України.

          В и р о к  — акт у кримінальному судочинстві, в якому викладено рішення суду щодо винності, покарання та інших питань, пов'язаних із визнанням винності або невинності підсудного (п. 12, ст. 32 КПК України). Вирок постановляється ім'ям України. Постановлення вироку детально регламентовано законом — гл. 28, ст. 333-335, 446 КПК України. Цивільно-процесуальні документи. Цивільно-процесуальний закон встановлює чіткий порядок провадження цивільних справ. Особливу увагу при провадженні у справі слід приділяти складанню процесуальних документів. Правильно оформлені процесуальні документи забезпечують встановлення істини у справі, сприяють зміцненню законності, захисту прав громадян. Закон переважно встановлює форму процесуальних документів та обсяг інформації, яка повинна бути в них викладена (наприклад, ст. 37, 92 ЦПК України). Невиконання вимог закону щодо дотримання форми тягне негативні процесуальні наслідки. Так, ст. 139 ЦПК України вказує на наслідки подання позовної заяви, яка не відповідає вимогам закону. Слід зазначити, що цивільно-процесуальні акти повинні відповідати нормам, які передбачені офіційно-діло-

85

вим стилем сучасної української мови. Загальним вимогам, котрі висуваються до оформлення службових документів, що розповсюджуються на усі сфери ділового спілкування.

          П р о ц е с у а л ь н и й  а к т — поняття складне, яке включає не тільки певні процесуальні документи, а й дії учасників процесу.

          З урахуванням суті процесуальних актів, їх правової природи і призначення їх відповідно класифікують.

          За суб'єктами прийняття:  к о л е г і а л ь н і  й   о д н о о с о б о в і  а к т и. Колегіальні виносяться судом при колегіальному розгляді, одноособові постановляються суддею одноосібно (наприклад, коли справа розглядається суддею одноосібно або при підготовці справи).

          За формою, якої вони набувають:  п р о т о к о л ь н і  (заносяться рішення й окремі документальні дані в протокол судового засідання) та у вигляді окремого процесуального документа —  з а я в и,  п о с т а н о в и  про припинення провадження у справі.

          За місцем опрацювання документи складаються в приміщенні суду або за його межами. Як правило, усі процесуальні дії виконуються, а відтак і відповідні документи складаються в приміщенні суду. Але якщо судові дії пов'язані із залученням матеріальних об'єктів, то вони проводяться за межами суду (огляд, опис майна, виконання судових рішень).

          За імперативністю прийняття:  о б о в ' я з к о в і  й  ф а к у л ь т а т и в н і  а к т и. Обов'язкові — ті з них, які завжди складаються з дотриманням вимог закону (наприклад, ухвала, постановлення якої передбачено ст. 147 ЦПК України після закінчення підготовки справи до судового розгляду).

          За юридичною силою процесуальні акти поділяються на такі, які  н а б р а л и  і  н е  н а б р а л и чинності. Особливо детально законодавець регламентує порядок набрання чинності ухвалою і постановою суду.

          Характеристика основних цивільно-процесуальних документів. П р о т о к о л — документ, що відображає хід судового засідання та кожної судової дії, яка виконується поза засіданням. Основні реквізити протоколу зазначені в ст. 198 ЦПК України.

86

          П о с т а н о в и  суду, в залежності від характеру питань, які розглядаються судом, поділяються на р і ш е н н я   т а  у х в а л и.

          У х в а л а — документ, у якому вирішуються питання, що виникають у ході розгляду справи або її закінчення без прийняття рішення в суді першої інстанції (регламентується гл. 28 ЦПК України). Ухвалою називається також документ, в якому закріплено рішення суду касаційної інстанції.

          Р і ш е н н я  — це акт правосуддя, в якому міститься висновок суду у справі, саме ним захищаються суб'єктивні права сторін та інтереси держави. Рішення складається зі вступної, описової, мотивуючої та резолютивної частин  (ст. 203 ЦПК України).

          З а я в а  — це зовнішня форма вимоги до суду про захист порушеного права чи інтересу, який охороняється законом. Без позовної заяви (ст. 137 ЦПК України) не може бути і самої справи. Заява про забезпечення позову — це вимога скласти умови для майбутнього реального виконання рішення суду.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

87

Додаток

 

короткий

російсько-український словник

юридичних термінів та словосполучень

 

А

Адвокат

адвокат, -а

акциз

акциз, -у

алиби

алібі

амнистия

амністія, -ї

аннулирование

анулювання

    а. договора

анулювання договору

    а. постановления

анулювання постанови

    а. приговора

анулювання вироку

апелляция

апеляція, -ї

арбитр

арбітр, -а

ассигнование

асигнування

 

Б

базис

базис, -у

    экономический б.

економічний базис

балансировать

балансувати

бандитизм

бандитизм

    международный б.

міжнародний бандитизм

    политический б.

політичний бандитизм

    уголовный б.

кримінальний бандитизм

бдительность

пильність, -ності

    политическая б.

політична пильність

безналичный

безготівковий

бесподданство

безпідданство, -а

беспошлинный

безмитний

билль

білль, -ля

    б. о правах

білль про права

блюсти закон

дотримувати, дотримуватися (чого), додержувати, додержуватися (чого), пильнувати

брачный

шлюбний

бюджетный

бюджетний

88

В

валюта

валюта, -и

    твердая в.

тверда валюта

    устойчивая в.

стала валюта

ведомство

відомство, -а

    иностранное в.

іноземне відомство

    таможенное в.

митне відомство

верительный

вірчий

версия

версія, -ї

    необоснованная в.

необгрунтована версія

    рабочая в.

робоча версія

    розыскная в.

розшукова версія

    следственная в.

слідча версія

вещественное доказательство

речовий доказ

взимание

стягнення, збирання

    принудительное в. средств

примусове стягнення коштів

взимать

стягати, стягувати, збирати

    в. налог

збирати (стягувати) податок

    в. пошлину

брати (збирати, стягувати) мито

взыскатель

стягувач, -а

взятка

хабар, -а

вина

вина

    умышленная в.

умисна вина

власть

влада, -и

    государственная в.

державна влада

    единоличная в.

одноособова влада

    законодательная в.

законодавча влада

    исполнительная в.

виконавча влада

    местная в.

місцева влада

вмешательство

втручання

    в. во внутренние дела

втручання у внутрішні справи

    в. органов прокуратуры

втручання органів прокуратури

    насильственное в.

насильницьке втручання

внедрять

впроваджувати

внеслужебный

позаслужбовий

89

вовлечение

втягнення

    в. в преступление

втягнення в злочин

    в. в преступную деятель-ность несовершеннолетних

втягнення в злочинну діяльність неповнолітніх

возбуждать, возбудить

порушувати, порушити

    в. дело

порушувати, порушити справу

    в. иск

порушувати, порушити позов

воздействие (влияние)

вплив

возмещение

відшкодування

    в. убытков

відшкодування (компенсація) збитків

    в. по суду

компенсація (відшкодування) через суд

вольнонаемный

вільнонайманий

вскрытие

розкриття, розтин, -у

    в. трупа

розтин трупа

вызов

виклик, -у

    в. свидетеля

виклик свідка

    в. в суд

виклик до суду

вымогательство

вимагання, -я

    в. взятки

вимагання хабара

выписка

витяг

    в. из постановления

виписка з постанови

выстрел

постріл, -у

    в. в упор

постріл упритул

выявление

виявлення

    в. мотивов преступления

виявлення мотивів злочину

 

Г

гарантирование

гарантування

гипотеза

гіпотеза, -и

    следственная г.

слідча гіпотеза

главенство

верховенство

гладкоствольный

гладкоствольний

гласность

гласність, -ності

    г. суда

гласність суду

    г. судебного рассмотрения

гласність судового розгляду

90

городской

міський

госаппарат

держапарат, -у

госбанк

держбанк, -у

госбюджет

держбюджет, -у

государственно-правовой

державно-правовий

гражданско-правовой

цивільно-правовий

гражданство

громадянство, -а

группировка

групування, угрупування

    бандитская г.

бандитське угрупування

 

Д

давать, дать

давати, дати

    д. письменное обязательство

давати письмове зобов’язання

    д. свидетельские показания

засвідчити, свідчити

дактилоскопия

дактилоскопія, -ї

движимость

рухомість, - мості; рухоме майно

дееспособность

дієздатність, -ності

действующий

діючий, чинний

    д. закон

чинне законодавство

дело

справа, -и

    следственное д.

слідча справа

    уголовное д.

кримінальна справа

держатель

утримувач, -а

    д. акции

утримувач акцій

деяние (проступок)

вчинок, -инку

    преступное д.

злочинний вчинок

деятельность

діяльність, -ності

    преступная д.

злочинна діяльність

доверенность

доручення

доверитель

довіритель, -я

доверительный

довірчий

    -ая запись

довірчий запис

договоренность

домовленість, -ності

    взаимоприемлемая д.

взаємоприйнята  домовленість

91

дознаватель

дізнавач, -а

дознание

дізнання

доказанность

доведеність, -ності; доказаність, -ності

    д. основания иска

доведеність (доказаність) підстави позову

доказательство

доказ, -у; довір, -воду

доказуемость

доказовість, -вості

должность

посада

    вакантная д.

вакантна посада

домогательство

домагання

допрос

допит, -у

    д. обвиняемого

допит обвинуваченого

доход

прибуток, -тку

дорожное происшествие

дорожні пригода, пригода на шляхах

дальнейшее использование

подальше використання

 

Е

единовременный

одноразовий

    е. пособие

одноразова допомога

единство

єдність, -ності, спільність,  -ності

    законодательное е.

законодавча єдність

ежегодный

щорічний

естественный

природний, натуральний

    -ая смерть

природна смерть

 

Ж

жалоба

скарга, -и

    апелляционная ж.

апеляційна скарга

жертва

жертва, -и

    ж. преступления

жертва злочину

железнодорожный

залізничний

жилищный

житловий

жительство

проживання, -я

    временное ж.

тимчасове проживання

 

92

З

забастовка

страйк, -у

    политическая з.

політичний страйк

заведомо

свідомо, явно

    з. ложные показания

свідомо (явно) неправдиві показання

заверитель

засвідчувач

завещание

заповіт, -у

    нотариальное з.

нотаріальний заповіт

завещатель

заповідач, -а

заговор

змова, -и

    тайный з.

таємна змова

задолженность

заборгованість, -ності

    дебиторская з.

дебіторська заборгованість

заем

позика, -и, позичка, -и

    срочный з.

термінова позика

заключительный

заключний

закон

закон, -у

вне закона

поза законом

законодательный

законодавчий

залог

застава, -и

    имущественный з.

майнова застава

замысел

задум, -у, замисел, -у

    преступный з.

злочинний задум

запись

запис, -у

    з. о браке

запис про шлюб

запрет

заборона

запрос

запит, -у

    депутатский з.

депутатський запит

засвидетельствование

засвідчення, посвідчення

    з. копии документа

засвідчення копії документа

защита

захист, -у, оборона, -и

    адвокатская з.

адвокатський захист

Земельный кодекс

Земельний кодекс

заказное письмо

рекомендований лист

    поручительное письмо

доручний лист

    сопроводительное письмо

супровідний лист

 

93

И

идентификация

ідентифікація, -ї

    и. личности

ідентифікація особи

иждивенство

утриманство, -а

избирательный (относящийся к выборам)

виборчий

изгнание

вигнання

    в –ии

у вигнанні

издержки

витрати, -ат

    судебные и.

судові витрати

измена

зрада, -и

    государственная и.

державна зрада

изменение

зміна, -и

    и. судебного решения

зміна судового рішення

изъятие

вилучення

    и. ценностей

вилучення цінностей

имущество

майно, -а

    движимое и.

рухоме майно

иск

позов, -у

    частный и.

приватний позов

исполнительный

виконавчий

исправительно-трудовой

виправно-трудовий

истец

позивач, -ивача

    гражданский и.

цивільний позивач

итог

підсумок, -мку, результат, -у

испытательный срок

випробний (іспитовий) термін (строк)

 

К

казнь

страта, -и

    смертная к.

смертна кара

кассационный

касаційний

    -ая жалоба

касаційна скарга

колото-резаный

колото-різаний

    -ая рана

колото-різана рана

компетентно

компетентно

констатирование

констатування

косвенный

побічний, непрямий

94

кража

крадіжка, -и

    карманная к.

кишенькова крадіжка

крдитоспособный

кредитоспроможний

кризис

криза, -и

    валютный к.

валютна криза

кровоизлияние

крововилив, -у

кровоподтек

синяк, -а

к сведению

до відома

 

Л

лагерь

табір, -бору

    исправительно-трудо- вой л.

виправно-трудовий табір

лечебно-воспитательный

лікувально-виховний

    -ое учреждение

лікувально-визовний заклад

личность (о человеке)

особа, -и, людина, -и

    л. подозреваемого

особа підозрюваного

личный листок

особовий листок

    -ая собственность

особиста власність

лицевой счет

особовий рахунок

лишать, лишить

позбавляти, позбавити

    л. гражданства

позбавити громадянства

лишение

позбавлення

    л. родительских прав

позбавлення батьківських прав

льготнный

пільговий

    л. проезд

пільговий проїзд

 

М

малообеспеченный

малозабезпечений

малоприбыльный

малоприбутковий

малопроизводительный

малопродуктивний

материально-бытовий

матеріально-побутовий

межведомственный

міжвідомчий

мелкокалиберный

дрібнокаліберний

    -ое оружие

дрібнокаліберна зброя

мелкособственнический

дрібновласницький

мероприятие

захід, -ходу

95

    социальные -ия

соціальні заходи

местожительство

місце проживання

местопребівание

місцеперебування

    м. юридического лица

місцеперебування (місцезнаходження) юридичної особи

минимум

мінімум, -у

    наоблагаемый м.

неоподатковуваний мінімум

прожиточный м.

прожитковий мінімум

мировоззрение

світогляд, -у

    юридическое м.

юридичний світогляд

многообраслевой

багатогалузевий

мотив

мотив, -у

    м. преступления

мотив злочину

мошенничество

шахрайство, -а

мягкий

м’який

    -ое наказание

м’яке покарання

 

Н

гарантирование

спостерігач

    военный н.

військовий спостерігач

наглядный

наочний

надзиратель

наглядати (за ким-чим, кого-що)

надзор

нагляд

    прокурорский н.

прокурорський нагляд

    судебный н.

судовий нагляд

назначение

призначення

    н. дела к слушанию

призначення справи до слухання

наказние

покарання, -я

    условное н.

умовне покарання

наличие

наявність, -ності, присутність, -ності

    н. состава преступления

наявність складу злочину

наличные деньги

готівка

налог

податок, -тку

    подоходный н.

прибутковий податок

 

96

налогообложение

оподаткування, оподатковування

налогоспособный

податкоспроможний

намеренно

навмисно, -е, умисно, -е

наружный

зовнішній

нарушение

порушення

    н. общественного порядка

порушення громадського порядку

наследие

спадщина, -и, спадок, -дку

наследник

спадкоємець, -мця, наступник, -а

    н. по завещанию

спадкоємець за заповітом

наследователь

спадкодавець

начисление

нарахування

    н. заработной платы

нарахування заробітної плати

невиновность

невинність, -ності

    н. подсудимого

невинність підсудного

невминяемость

неосудність, -ності

    н. обвиняемого

неосудність обвинуваченого

негодность

непридатність, -ності

    н. к употреблению

непридатність до вживання

непосредственный

безпосередній

несостоятельность

неспроможність, -ності

    юридическая н.

юридична неспроможність

несущественный

неістотний, несуттєвий

низменные интересы

ниці інтереси

нищета

злидні, -ів

нравственный

моральний

 

О

обвинение

обвинувачення, -я, звинувачення, -я

    публичное о.

публічне обвинувачення

обвинитель

обвинувач

    частный о.

приватний обвинувач

обвиняемый

осудний

обезвреженный

знешкоджений

 

97

обеспечение

забезпечення, -я, гарантування, -я

    о. законности

забезпечення законності

обецененный

знецінений

обжалование

оскарження

    о. действий прокурора

оскарження дій прокурора

обнищание

зубожіння, -я, озлидніння

    относительное о.

відносне зубожіння

обобщение

узагальнення, -я

    о. судебной практики

узагальнення судової практики

обогащение

збагачення, -я

    незаконное о.

незаконне збагачення

обоснованность

обгрунтованість, -ності

    о. приговора

обгрунтованість вироку

обратный

зворотний

обречение

приречення

общеисковой

загальнопозовний

общественно опасный

суспільно небезпечний

общественное мнение

громадська думка

общественные отношения

суспільні відносини

общеуголовный

звагальнокримінальний

обыск

обшук, -у

    личный о.

особистий обшук

оказывать сопротивление

чинитиопір

опасность

небезпека

опекун

опікун

    законный о.

законний опікун

оплата наличными

оплата готівкою

оприховдование

оприбуткування

осведомитель

інформатор, -а

осложнение

ускладнення

осмотр

огляд, -у

    о. субедных доказательств

огляд судових доказів

осознание

усвідомлення

   о. вины

усвідомлення вини (провини)

осуждение

засудження

    условное о.

умовне засудження

98

ответственность

відповідальність, -ності

    гражданская о.

цивільна відповідальність

отвод

відвід, -воду

    о. в судопроизводстве

відвід у судочинстві

отпуск по уходу за ребенком

відпустка у зв’язку з доглядом за дитиною

    о. с сохранением содержания

відпустка із збереження утримання

отрасль

галузь, -і

    о. права

галузь права

отрицать

заперечувати, відкидати

    о. свое участие

заперечувати свою участь

отчисление

відрахування

отягчающий

обтяжуючий, який (що) обтяжує

ошибка

помилка

    врачебная о.

лікарська помилка